Bir mamulün kalitesi pazarlama, mühendislik, satın alma, imalat münendisliği, imalat yönetimi ve atölye işlemleri, mekanik muayene ve fonksiyonel testler mal gönderme teslimat ve müşteri hizmetleri gibi çeşitli faaliyetler tarafından etkilenmektedir. Bu nedenle kontrolün kapsamı da oldukça geniş bir biçimde meydana gelmektedir.

Toplam kalite kontrolü, kalite kontrol fonksiyonu faaliyetleri yanında kalite örgütünün karşılıklı bağımlılık gösteren çok fonksiyonlu kalite faaliyetlerini de kapsamaktadır. Feigenbaum taplam kalite kontrolünü şu şekilde tanımlamaktadır :

“Toplam kalite kontrolü, tüketici isteklerini en ekonomik düzeyde karşılamak amacıyla işletme içindeki pazarlama, mühendislik, imalat ve müşteri hizmetleri gibi çeşitli birimlerin; kalitenin yaratılması yaşatılması ve geliştirilmesi yolundaki çabalarını bileştirip bu çabalar arasında eşgüdüm sağlayan etkili sistemdir”.

Toplam kalite kontrolü müşteriye yönelik kalite faaliyetlerinin teknik ve yönetsel olarak yerine getirilmesini gerek kalite kontrol fonksiyonunun ve gerekse pazarlama, mühendislik, imalat, endüstriyel ilişkiler, finansman, ve müşteri hizmetlerinin genel çerçevesi içinde ele alır ve genel yönetimin temel sorumluluğu olarak kabul eder.

Geleneksel muayene faaliyetinin temel ilkesi “kusurlu parça ve mamüller geçemez” iken toplam kalite kontrolünün temel ilkesi “ başlangıçta doğru yap” olmuştur. Bu nedenle kalite garantisi muayeneye dayanmaktan çok tasarım mühendisliği, satış, planlama uzmanı, yönetici makinist, montaj formeni satıcı teknik servis mühendisi gibi kişilerin parça ve mamüllerinin kalitesine yapacakları katlıya bağlıdır.

Toplam kalite kontrolünün gerçekteştirilmesi dört temel işlemle mümkün olmaktadır.

1. Standartlarının kurulması : Mamul standardıyla ilgili olarak kalite ile maliyet , performans güvenlik ve güvenilirlik ilişkilerinin belirlenmesi

2. Uygunluğunun sağlanması : İmal edilen mamülün veya sunulan hizmetin sözkonusu standartlara uygunluğunun araştırılması.

3. Düzeltici eylemlerin yerine getirilmesi : Tüketici doyumunu etkileyen pazarlama ,tasarım mühendisliği, üretim ve bakım gibi etkenlerle ilgili sorunların ve bunların nedenlerinin düzenlenmesi.

4. Geliştirme çabalarının planlanması: Maliyet, performans, güvenlik ve güvenilirlik ile ilgili standartların iyileştirilmesi ve geliştirilmesi için sürekli çaba harcanması.

Diğer yandan toplam kalite kontrolün temel görevleri başlıca dört ayrımda ele alınmaktadır:

1. Yeni tasarım kontrolu: Yeni mamulle ilgili pazarlama özelliklerinin belirlenmesi, tasarım ve güvenilirlik parametrelerinin kurulması ve test edilerek kanıtlanması, imalat prosesinin planlanması ve başlangıç maliyetinin hesaplanması ve kalite standartının hazırlanması gibi faaliyetleri kapsamaktadır. Bu faaliyetler sırasında ortaya çıkan tüm kalite hatalarının düzeltilmesi amaçlanmaktadır.

2. Gelen malzeme kontrolu: Diğer firmalardan satın alınan veya aynı işletmenin diğer bölümlerinden gelen malzeme, parça ve bileşkenlerin kabul edilmesi faaliyetidir. Hammaddeler, yarı mamuller ve diğer bileşkenlerin en ekonomik düzeyde uygun kalite kontrol teknikleri ile kabulünü sağlayacak kriteri gösteren spesifikasyon ve standartlar oluşturulur.

3. Mamül kontrolu: Mamullerin kontrolunu üretimin kaynağında sağlayarak kusurlu veya uygun nitelik taşımayan mamullerin düzeltilmesi ve öngörülen kalite spesifikasyonlarına uygun hale getirilmesi faaliyetidir. Malzeme ve parçalar yanında kaliteye katkıda bulunun proseslerin kontrolunu da kapsamaktadır. Mamüllerin müşteriye tesliminden sonra öngörülen ömür süresi içinde ve uygun kullanım koşulları altında çalışması amaçlandığından üretim sonrası müşteri hizmetleri de mamul kontrolu çerçevesinde düşünülmektedir.

4. Özel proses incelemeleri: Kusurlu ve spesifikasyonlara uygun olmayan mamullerle ilgili hataların saptanması amacıyla gerekli inceleme ve testlerin yapılması ve düzeltici işlemlerin yerine getirlmesi faaliyetleridir. Mamul ve proses iyileştırilmesinde, kalite özelliklerinin iyileştirilmesi yanında maliyetlerin indirilmesini de amaçlamaktadır.

Günümüzde; karlılık, verimlilik ve kalite sonunlarına başarılı çözümler getirmiş ve modern işletme yönetimini uygulayan firmalarda kalite kontrolü, yalnızca belirli kalite hedeflerine ulaşılmasında değil fakat aynı zamanda verimliliğin artışı, maliyetlerin azaltılması gibi konularda da işletmecinin elindeki en etkili araçlardan biri olmuştur.

Bu anlamda kalite kontrolü üretim organizasyonları içinde çok sayıda fonksiyonel görevin kapsamına girmekte ve kalite kontrolü herkezin işi olmaktadır. Kalite kontrolünün üretim aşamaları ile bütünleşmesi, “entegre kalite kontrolü veya her aşamada kalite kontrol” kavramını ortaya çıkarmıştır. Entegre kalite kontrolünü A.V.Feigenbaum şöyle tanımlamıştır:

“Üretim sistemi içinde kalite hedeflerine erişmek için sürdürülen tüm faliyetlerde çeşitli grupların faliyetlerinin en ekonomik düzeyde ve müşterilerinin ihtiyaçlarının tam tatminine yönelik olarak sistematik bir bütün oluşturacak bir şekilde bütünleştrilmesidir.”

Bu tanımdan da anlaşılacağı gibi, kalite kontrolüne entegre yaklaşım, onu işletme içinde sınırlı sayıda insanın görevi olmaktan çıkarmış ve işçilerden üst kademe yöneticilerine kadar çok sayıda işçi, ustabaşı, istatistikçi, mühendis ve yöneticinin başlıca görevi haline getirmiştir.

Bu tanım çerçevesinde kalite kontrolünün tüm işletme fonksiyonları, aşağıdaki dört grup faaliyet arasında dağıtılabilir.

a.Yeni dizayn kontrolü

b.Gelen malzemenin kontrolü

c.Mamül kontrolü

d. Özel proses etütleri.

a.Yeni dizayn kontrolü: Üretime başlamadan önce ürüne ilişkin maliyet - kalite, performans, kalite, güvenilirlik kalite standartlarıının üretim sırasında belirecek kalite sorunlarını ortadan kaldıracak şekilde oluşturulmasıdır.

b.Gelen malzemenin kontrolü: Üretimde kullanılacak her türlü malzeme hammadde ve yarı mamülün önceden belirlenmiş kalite spesifikasyonlarına uyanlarının geçişinin yapılarak kabulüdür.

c.Mamül kontrolü: İmalat işlemlerinin başlangıcından nihai ürünün ortaya çıkışına kadar devam eden süreç içerisinde kusurlu parçaların üretiminin kaynağında önüne geçmek ve kalite spesifikasyonlarından sapmaları önlemek amacıyla sürdürülen kontroldür.

d. Özel proses etütleri: Ürün kalite karakteristiklerinde yapılabilecek iyileştirmelerin belirlenmesi ve ürün - kalite süreci içerisinde kusurların nedenlerinin ve yerlerinin belirlenmesi amacıyla sürdürülen test ve inceleme çalışmalarıdır. Özel proses etütleri büyük ölçüde önceki ilk üç kalite kontrol görevinin standart metotlarının özel uygulamalarını içermektedir.

Kalite kontorolun başarılı şekilde uygulanması halinde kalite kontrol işlemlerinin maliyetleri yükseltmekten çok maliyetleri azalttığı saptanmıştır. Kalite kontrol ilkeleri ve yöntemleri geliştikçe maliyet düşmekte ve verimlilik artmaktadır. Bu nedenle imalatçının sorumluluğu ve çıkarı, uygunluk kalitesine erişmektedir.

Kalitenin önemini kavrayarak kalite kontrolu doğru uygulandığı taktirde gerek iç tüketimde ve gerekse ihracatta kalite sağlanmakta ve ulusal mamuller için iyi bir ün elde edilmesi mümkün olmaktadır. Bugün artık dünyanın pek çok ülkesinde kalite kontrolu çok yaygın olarak hemen her tür sanayide uygulanmaktadır. Kalite kontrolun mamullerin kalitesini geliştirmede imalat prosesinin verimliliğini arttırmada imalat ve diğer maliyetleri azaltmada ve mallar ile hizmetlerin pazarlama olanağını belirlimede ekkili oldugu kanıtlanmıştır.

Her sistemde bulunan çok sayıdaki bileşken kendine özgü fonksiyonlarıyla sistemin tek ve başlıca fonksiyonun yerine getirilmesinde katkıda bulunmaktadır. Gerek fiziksel sistemler ve gerekse işletme sistemleri temel olarak bu ilkeye göre işlemektedirler Yapılması gereken işin öğeleri istenen sonucu elde etmek için gerekli iş sırası ve süreleri her iş ögesini yerine getirmek için gerekli konumlar belirli yöntemler tarafından oluşturulmaktadır. Buna göre kalite sistemini de şu şekilde tanımlamak mümkündür.

“Belirli kalite standartlarına sahip mamulü üretmek ve müşteriye teslim etmek için gerekli yönetsel ve teknik yöntemler şebekesine kalite kontrol sistemi denir”.

Teknolojik gelişme iş bölümünün artması sonuçunda işletme sistemleri daha da karmaşık bir biçim kazanmıştıır. Bu yüzden çağımızın işletmelerinde işbölümü ne kadar önem kazanmış ise işlerin tümleştirilmesi de o kadar önem kazanmaktadır. Kalite kontrol sistemi kalite kontrolün temel işlemlerini yerine getirmek amacıyla bir firmadaki farkı görevlerin işbirliği içerisinde yapılmasını sağlayacak yöntemler şebekesini oluşturmaktır.

Kalite kontrol sisteminin planlamasında başlıca sorumlu kişinin genel müdür veya sistem mühendisi planlama çalışmasının bir takım çalışması halinde gerçekleşmesi zorunluluğunu ortadan kaldırmaktadır. İşletme içindeki tüm fonksiyonel bileşkenleri temsil eden kimseler bir araya gelerek her fonksiyon için ayrıntılı kalite kontrol yöntemleri oluştururlar. Kalite kontrol sisteminin planlanmasından sorumlu yetkili kişi farklı gruplar arasında gerekli düzenlemeleri yaparak değişik yöntemlerin uzlaştırılmasını sağlar.

Kalite kontrolu ile ilgili çeşitli görevlerin yerine getirilmesinde herhangi bir aksamaya yol açmamak amacıyla bir kalite kontrol sistemi planının hazırlanması gerekmektedir. Kalite kontrol sistemi planı işletmelerde değişik yazılı belgeler halinde görülmektedir. Bu belgeler arasında güvenilirlik yöntemleri, laboratuar talimatları ve işgücü geliştirme programları sayılabilir. Kalite kontrol sistemi planı aşağıdaki ilkeleri kapsamaktadır.

1. Kalite kontrolunun temel işlemlerini yerine getirmek amacıyle sistematik bir yaklaşım içinde bu temel işlemler arasında sıkı bir bağlantı kurulması gerekmektedir.

2. Kalite kontrol sistemiyle ilişkili plan ve yöntemlerin birbirleriyle uyum içinde işleyen bir şebeke biçiminde oluşturulması gözetilmelidir.

3. Kalite kontrol sisteminde her öğeyi yazılı olarak göstermek iktisadi ve pratik olmayabileceğinden sadece en önemlilerini belirtmek uygun olacaktır.

4. Firma kalite kontrol sistemi için bir temel oluşturması amacıyla kalite kontrol sisteminin alt bölümlerinin tanımlanması gerekmektedir.

Kalite kontrol sistemi birçok alt sistemden oluşmaktadır. Bu alt sistemleri aşağıdaki gibi tanımlamak mümkündür.

1.Üretim öğesi kalite değerlendirmesi ,

2.Mamul ve proses kalite planlaması,

3.Satın alınan malzemenin kalite planlaması, değerlendirilmesi ve kontrolu,

4.Mamul ve proses kalite değerlendirilmesi ve kontrolu,

5.Kalite bilişim geri besleme,

6.Kalite bilişim techizatı,

7.Kalite eğitimi yönlendirme ve işgücü geliştirme

8.Üretim sonrası müşteri hizmetleri

9.Kalite kontrol fonksiyonunun yönetimi

10.Özel kalite incelemeleri.

Üretimde kötü kalite “özel” ve “genel” olmak üzere başlıca iki nedenden dolayı ortaya çıkmaktadır. Özel neden basit istatiksel testlerle saptanabilen ve işçinin hatasından ileri gelen yine kendisi tarafından düzeltilebilen neden olarak tanımlanmaktadır. Genel veya çevresel nedenler ise sistemin hataları olup bütün işçiler için geneldir ve hepsini eşit olarak etkilemektedir. Genel nedenler düzeltilinceye kadar etkilerini gösterirler. Basit istatistiksel testlerle varlıkları saptanabilir ve ölçülebilirler. Yönetimin çabaları ile genel nedenleri elemek ve azaltmak mümkündür.

Kötü kalitenin önlenmesi, azaltılması veya elenmesi; kalitenin kontrolu ve düzeltilmesi işlemlerinin gerçekleştrilmesi ile mümkün olmaktadır. Kalitenin kontrolu için aşağıdaki işlemlerin yerine getirilmesi gerekmektedir:

1. İmalat Bilgisinin kontrolu

2. Hammaddenin sağlanmasının ve stoklanmasının kontrolu

3. İmalat prosesinin kontrolu

4. Ölçme ve test aletlerinin kontrolu

5. Düzeltme işleminin kontrolu

Kalitenin düzeltilmesi ise aşağıdaki işlemlerin yapılması suretiyle sağlanabilmektedir:

1.Pazar ve tüketici özellikleri: Tüketici istekleri ve gereksinimleri dikkatle analiz edilerek yeni ve ıslah edilmiş mamuller piyasaya sunulmaktadır. Tüketiciler gereksinimlerini karşılamak amacıyla yeni teknolojilerin ürünü olan bu mamulleri gittikçe artan miktarlarda talep etmektedir. Bu nedenle piyasalar kapsamları itibariyle büyümeleri yanında sunulan mal ve hizmetler açısından da fonksiyonel olarak uzmanlaşmaktadırlar.

2. Finansman olanaklar: Birçok alanda görülen rekabet yanında iktisadi bulanımlar nedeniyle firmaların karları azalma göstermetkedir. Buna karşın otamasyon ve mekanizasyon nedeniyle yeni techizat ve prosesler için finansman gereksinimi, işletme kalite kontrol maliyetlerinde mümkün olan en yüksek tasarrufu sağlamaya zorlamaktadır.

3. Yönetim: Günümüzün karmaşık işletmeleri kalite ile ilgili sorumluluğun çeşitli uzman gruplar arasında dağılmasını gerekli kılmaktadır. Bu gruplar arasında eşgüdüm sağlanması ve kalitenin sağlanması için yönlendirilmesi görevi yönetime düşmektedir.

4. İnsan gücü: Teknik bilginin hızla artarak karmaşıklaşması ve bilgisayar alanındaki gelişmeler bazı yeni uzmanlara gereksinim göstermektedir. Bunun yanında mamul kitlesinin artan karmaşıklığı nedeniyle her çalışanın kalite için katkıda bulunması zorunluluğu çalışanların tümünün eğitilmesini ve kalite bilinci ile güdülenmesini gerekli kılmaktadır.

5. Teknoloji: Karmaşıklaşan mamul kitlesi ancak ileri teknolojiler ile sağlanabilmektedir. Verimliliğin artırılması maliyetlerin düşürülmesi ve uluslararası pazarda rekabet edecek kaliteli mamullerin üretilmesi için teknolojilerin zamanında yenilenmesi büyük önem teşımaktadır.

6. Malzeme: Üretim maliyetleri ve kalite gereksinimleri malzemeler konusunda daha fazla duyarlılık göstermesini zorunlu hale getirmiştir. Bu amaçla çağdaş araç gereçlerle donatılmış, muayene ve test laboratuarlarının kurulması kaçınılmaz bir zorunluluktur.

7. Makina ve techizat: İstenilen kalite düzeyinin sağlanabilmesi için modern makina ve techizatın kullanılması temel koşuldur. Bunun yanında iyi kalitenin elde edilebilmesi için makine ve techizatın tam kapasite ile çalıştırılarak üretim maliyetinin düşürülmesi gerekmektedir.

8. Modern bilişim yöntemleri: Bilgisayar teknolojisinin hızlı evrimi sonunda bilginin toplanması, saklanması ve kullanılması faaliyetleri daha önce akla gelmeyecek ölçüde etkilenmiştir. Bilişim teknolojisindeki bu gelişmeler gerek imalat sırasında gerekse imalat sonrasında kalitenin sağlanmasına büyük olanak sağlamıştır.

9. Kültürel yapı: Çalışanların kültür yapısı, örf, adet ve gelenekleri kalitenin yaratılmasında önemli bir etmendir. Kalite kontrol çemberinin Japonya’da büyük başarı sağlaması ancak Japon toplumunun sosyal ve kültürel yapısı ile açıklanabilir

10.Ülkenin yasaları: Gerek tüketicinin korunması ve gerekse standartlaşma konusunda çıkan yasalar kalite kontrol faaliyetlerinde önemli etkiler meydana getirmektedir.

Mamul kalitesinin gerek teknolojik ve gerekse teknoloji dışı çeşitli etmenler tarafından etkilendiği görülmektedir. Bu nedenle kalite yönetiminin başarı sağlaması oldukça zor bir görev olmaktadır. Mamul kalitesi bakımından ünlü firmaların genellikle aşağıdaki özelliklere sahip olduğu görülmektedir.

1. Tepe yönetimi kalite konusunda bilinçli ve belirli bir bakış açısına sahiptir.

2. Tüketicinin gereksinimleri ve isteklerini karşılamak amacıyla gerek firma içinde ve gerekse dışında uzun dönemli ve yoğun çalışmalar yapılmaktadır.

3. Firmanın kalite sisteminin geliştrilmesi çalışmalarına firma çalışanlarının katkısını arttırmak amacıyla eğitim ve yönlendirme faaliyetleri gerçekleştirilmektedir.

4. Hataların elenmesi ve sorunlara çözüm bulunmasını kolaylaştırmak için çalışanlara güven duygusu yaratılmasına özen gösterilmektedir.

5. Tasarımdan satışa kadar mamul geliştirme çalışmalarının tüm aşamalarında kaliteye ilişkin kararlar alınırken çalışanlar arasında anlaşma kolaylığı sağlamak amacıyla firma çapında sosyal ve teknik bir sistem geliştrilmesine önem verilmektedir.