TOPLAM KALİTE YÖNETİMİNDE
KALİTE MALİYETLERİNİN ROLÜ

Kutlu MERİH/İlkay ÇAPRAZ

KALİTE MALİYETİ KAVRAMI

Toplam kalite yönetimi felsefesinin; yerleşebilmesi ve sürekli kullanılabilmesi için, kalitedeki gelişmelerin ölçülmesi ve açık bir biçimde raporlanması gerekir. Raporlamada gelişmeyi ölçmek amacıyla, çeşitli kriterler kullanılmalıdır İşte “Toplam Kalite Maliyetleri” de bu kriterlerden biridir.

Günümüz isletmeleri, ürün ya da hizmet kalitesine ek olarak, maliyet ve dağıtım konusunda da rekabet gücüne sahip olmak zorundadır ve hayatlarını sürekli kılabilmek için de fiyat indirimine gereksinim duymaktadır. Birçok isletme, kalite geliştirme ve teknoloji konusunda, rakip isletmelerce yapılacak her yenilikten etkilenmektedir. Toplam kalite maliyetleri, birçok durumlarda gerekli tasarruf kaynaklarının baslıca potansiyel verilerini oluşturur. Toplam kalite maliyetleri, isletmelerin ürün ya da hizmet kalitesi sorunlarını çözmede kullanılan en önemli araçlardan biridir.

Toplam kalite maliyet raporları, yöneticilere kalite geliştirme için yapılan yatırımlar hakkında bilgi verir ve onların yapılan yatırımların etkinliği konusunda değerlendirme yapmalarına olanak sağlar. Toplam kalite maliyetleri, bir isletmenin kalite performansını yönetim kurulu, üst düzey yardımcılarının Toplam Kalite Yönetiminin miktarsal bilgilerle hareket etmedikleri görülmektedir. Ancak bunlar, ayni bilgiler parasal olarak sunulduğunda ve ifade edildiğinde olayın önemini kavrayarak harekete geçerler ve gerekli kararları acil olarak alırlar. Öteki çalışanların ve denetçilerin de, kendilerine miktarsal bilgiler yerine, parasal bilgiler sunulduğunda daha olumlu hareket ettikleri görülmüştür. Bu durum, çalışanların parasal bilgiler ile maaşlarını ya da ücretlerini karşılaştırmaları nedeniyle daha çarpıcı ve etkili bir nitelik kazanmaktadır.

Özetle toplam kalite maliyetlerinin ölçülmesi ve raporlanması, toplam kalite yönetimi felsefesinin uygulanmasında su yararları sağlayacaktır.

• Kalitenin soyut olmaktan çıkarak, somut bir hale gelmesi,
• Değişmeleri izlemek için bir kriterin elde edilmesi,
• Sorunların öncelik sırasının belirlenmesi,
• Kalite ile isletme amaçları arasında uyumun sağlanması,
• Kontrol edilebilir maliyetlerin maximum karı sağlayacak biçimde, muayene ağırlıklı olanlardan önleme amaçlı olanlara yönelmesi ve doğru biçimde dağıtımının sağlanması,
• Kalitenin üst düzey isletme yöneticileri arasında konuşulması ve sürekli gündemde kalması,
• Fırsatlar ve alternatifler belirlenerek, kaynakların etkin kullanımının geliştirilmesi,
• İşin her defasında doğru yapılmasının gereği ve sıfır hata kavramının yeniden ve en etkin biçimde vurgulanması,
• Yeni süreçlerin oluşturulmasında kolaylık sağlanması,
• Kalitenin gelişimi için bir kriterin sağlanmış olması.

Sonuç olarak, toplam kalite yönetimi felsefesinde; kalitenin yükselmesi ve maliyetlerin azalması hedeflendiğinden, toplam kalite maliyetleri kesinlikle belirlenmelidir. Toplam kalite yönetiminde toplam kalite maliyetleri temel bir unsur olarak ele alınmalı ve bu maliyetler analiz edilmelidir. Ayrıca yönetimin öncelikle belirlenerek “maliyet+kar = fiyat” felsefesi yerine “fiyat-kar = maliyet” felsefesi egemen kılınmalı ve sonuçta “hedef maliyet yöntemi” nin uygulanmasıyla “üstün rekabet gücü” sağlanmalıdır. Burada amaç, satış fiyatını arttırmak yerine maliyetleri azaltarak karlılığı arttırmaktır. Çünkü global dünya Pazarlarında fiyatı, satıcılar değil alıcılar belirlemektedir her zaman alıcıların alabilecekleri fiyatta ve kalitedeki ürünleri sunan satıcılar karlarını maximize edebilmektedir.

Günümüzde kalite maliyetleri ile ilgili bilgileri, muhasebe sistemi içersinde elde edebilmek ilk anda zor olabilir. Ancak kalite maliyetlerinin elde edilmesine ilişkin adaptasyon işlemi, mevcut muhasebe ve maliyet muhasebesi sistemi içersinde gerçekleştirildikten sonra, kalite maliyetlerine ilişkin verileri izleyen dönemlerde elde etmek, daha kolay olacaktır.

Ancak Toplam Kalite Yönetimi anlayışında , ölçülemeyen maliyetlerde dikkate alınarak yeni bir kalite seviyesi belirlenecektir. Ölçülemeyen maliyetler arasında müşteri kaybı, pazar kaybı, imaj kaybı vs. gibi maliyetleri sayabiliriz.

KALITE MALIYETLERI MERKEZLERI

Kalite maliyetlerinin hesaplanmasında ve raporlanmasında, mamul maliyeti hesaplarından farklı olduğu için, mevcut maliyet sistemine bazı eklemeler ve değişiklikler yapmak gerekecektir. Mamul maliyetini hesaplarken sadece üretim bölümünü değil, isletmenin tüm bölümlerinden elde edilen bilgilerde maliyeti hesaplama da önemli rol oynarlar. Bu hesaplama, mamulün tasarım aşamasından başlayıp, üretim-satış ve satış sonrası hizmetlerine ve bunların maliyetlerine dayanmaktadır.

Bir üretim isletmesinin muhtemel kalite maliyet merkezlerinin görünümü söyle olabilir:

KALITE MALIYETLERININ SINIFLANDIRILMASI

Kalite maliyetlerinin sınıflandırılmasına geçmeden önce, kalite maliyetinin bir tanımını yapmak yerinde olacaktır. Kalite maliyeti; ortaya çakabilecek hataları önlemek amacıyla yürütülen faaliyetlerin, planlı kalite muayenelerinin ve mamulün üretim esnasında veya müşteriye tesliminden sonra ortaya çıkan maliyetlerdir.

Kalite maliyetleri hakkında İngiliz Standartlar Enstitüsü, BS6143no.lu bir standart yayınlamış ve bu standartta kalite maliyetlerinin sınıflandırılması , raporlanması ve muhasebeleştirilmesi gibi konularda ayrıntılı bilgi verilmiştir. ISO9000 kalite güvence belgesi almış olan isletmeler için, kalite maliyetlerinin bütçelenmesi, raporlanması ve muhasebe sistemi içindeki yerinin belirlenmesi açısından bu standart, son derece önemlidir.

Bu nedenle; bu çalışmada kalite maliyetleri BS6143 no.lu standarda göre sınıflandırılacaktır. Bu standardın kalite maliyetlerini sınıflandırma şekli aşağıdadır.

ÖNLEME MALIYETLERI

Bu grupta yer alan maliyetler, ürün ya da hizmetlerin müşterilerin isteklerine uygunsuzluğunu önlemek amacı ile özel olarak tasarlanmış bütün faaliyetler için katlanılan maliyetlerdir. Önleme maliyetleri; ürün yada hizmetlerin geliştirilmesi, satın alınması, operasyon planlanması ve yürütülmesi, operasyonların desteklenmesi ve dağıtım öncesi ile dağıtım sırasındaki hizmet faaliyetlerini içerir. Bu maliyetler; kaliteyi iyıleştirici araştırma ve geliştirme çalışmalarının değerlendirilmesini ve toplam kalite yönetimi eğitimi maliyetlerinin tümünü içerir. Önleme maliyetleri sınıfına giren toplam kalite maliyet bileşenlerini söyleşe sıralayabiliriz:

• Kalite planlaması
• Kalite ölçüm ve test ekipmanlarının tasarım ve geliştirilmesi
• Kalitenin gözden geçirilmesi ve tasarımın doğrulanması
• Kalite ölçüm ve test ekipmanlarının ayar ve bakımı
• Kalite değerlendirmesinde kullanılan üretim ekipmanlarının ayarı ve bakimi
• Tedarikçi garantisi
• Kalite eğitimi
• Kalite denetimi
• Son durum analiz ve kalite bilgilerinin raporlanması
• Kalite iyileştirme programları

ÖLÇME VE DEGERLENDIRME MALIYETLERI

Bir toplam kalite yönetimi sisteminin ilk sorumluluğu, müşterilere sunulan ürünün ya da hizmetin kabul edilebilirliliğini sağlamaktır. Bu, üretim sürecinde; tasarımdan müşteriye sunuluşa kadar her aşamada ürün kalite uygunluğunun sorumluluğudur. Bu değerlendirmelerin nerelerden ve ne sıklıkta yapılacağına , hataların erken bulunmasının sağlayacağı avantajlar ile ölçme ve değerlendirme maliyetleri arasındaki optimizasyonu sonuçlarına göre karar verilir. Etkin bir kontrol olmadıkça, ölçme ve değerlendirme maliyetleri her zaman var olacaktır.

Ölçme ve değerlendirme maliyetleri; ürün ya da hizmetlerin gereksinimlere uygunluğunun belirlenmesi amacıyla yapılan ölçme, yürütme ve denetleme maliyetleridir. Ölçme ve değerlendirme maliyetleri sınıfına giren Toplam Kalite Maliyetleri bileşenlerini, söyle sıralayabiliriz:

• Üretim öncesi doğrulaması
• Teslim alma muayenesi
• Laboratuar kabul testi
• Muayene ve test ekipmanı
• Muayene ve test esnasında tüketilen materyaller
• Test ve muayene sonuçlarının analizi ve raporlanması
• Alan başarı testi
• İzinler ve tasdikler
• Stok değerlemesi
• Kayıt tutma

BAŞARISIZLIK MALIYETLERI

İçsel Başarısızlık Maliyetleri

Kalite değerlendirmeleri yapıldığında, her zaman gereksinimleri karşılamada bir başarısızlığın bulunma olasılığı söz konusudur. Böyle durumlarda, programlanmış ve muhtemel olarak bütçelenmemis harcamalar ile karşılaşılır. Örneğin, metal parçalardan oluşan bir iş partisi tamamlandığında , fazla büyük olduğu için reddedilmiş parçaların düzeltilmesinin yapılma olasılığı değerlendirilecektir. Daha sonra düzeltme maliyeti, hurda parçaların maliyeti ve onların tamamen yeniden yapılması ile kıyaslanarak bir karar alınacaktır. Bu değerlendirmenin, alınan kararın ve sonuç faaliyetinin toplam maliyeti, içsel başarısızlık maliyetleri’ nin bütünleşik bir parçasını oluşturur.

İçsel başarısızlık maliyetlerine; müşterilerin gereksinimlerine uygun olmayan ürün ya da hizmetleri düzeltme ve iyileştirme çalışmalarının, spesifikasyonlara uygun olmayan satın alınmış malzemelerin maliyetleri dahildir. Hatalı üretim nedeni ile, boşa harcanmış malzeme ve isçilik maliyetleri de bu sınıfa dahildir. İçsel başarısızlık maliyetleri sınıfını oluşturan maliyet bileşenlerini şöylece sıralayabiliriz:

• Artık
• Yerine koyma, yeniden üretme ve tamir
• Arızaların giderilmesi veya kusur/başarısızlık analizi
• Muayene ve test kararı
• Sözleşmeyi yapanın hatası
• Değişim izinleri ve imtiyazlar
• Kalite uygunsuzluğundan doğan kazanç kaybı
• Zaman kayıpları

Dışsal Başarısızlık Maliyetleri

Dışsal başarısızlık maliyetleri, ürün ya da hizmetlerin müşteriye sunulmasından sonra, hata ya da hata kuskusu nedeni ile katlanılan tüm maliyetleri içermektedir. Bu maliyetler, ürün  ya da hizmetlerin, müşteri ya da kullanıcıların gereksinimlerini karşılamadığı için oluşur. Bu kayıpların sorumluluğu; pazarlama, satış , tasarım geliştirme ve operasyon bölümlerine ilişkindir. Sorumluluğun belirlenmesi, Toplam Kalite sisteminin parçası değildir. Bu sadece dışsal başarısızlık maliyet girdilerinin araştırılması ve analizi ile elde edilebilir. Dışsal başarısızlık maliyetleri sınıfına giren maliyet bileşenlerini, söylece sıralayabiliriz:

• Şikayetler
• Garanti süreci içinde yerine getirilen yükümlülükler
• Kabul edilmeyen ve iade edilen mamuller
• Uzlaşma
• Satış kaybı
• Müşteri ile temas sağlama maliyetleri
• Mamul sorumluluğu

KALITE MALIYETLERININ ANALIZI

Kalite maliyetlerinin analizinde aşağıda açıklanan yöntemler sıklıkla uygulanır.

Oran analizi: Kalite maliyetlerinin, isletmenin bilinen diğer maliyetlerine oranlanması sonucu yapılan analizlerdir. Bunlardan belli başlıcaları şunlardır.

• Kalite maliyetleri/ Satışlar,
• İçsel başarısızlık/ Satışlar,
• Kalite maliyetleri/ Üretim maliyetleri,
• Dışsal başarısızlık /Üretim maliyetleri,
• Önleme maliyetleri/Toplam isçilik

Bu hesaplanan oranlar bazı nedenlerle değişiklik gösterebilir. Bu nedenler, direkt isçiliğin otomasyon sebebiyle azalması, isletmelerin farklı mamuller üretmeleri, pazarlama maliyetleri, talep, fiyatlar gibi zaman içerisinde değişikliğe uğrayan faktörlerdir.

Oran analizinde elde edilen oranlar, ayni sektörde faaliyet gösteren diğer isletmelerin oranları ile kıyaslanarak yöneticilere ışık tutabilir. Bunun yanında oranlar dönemler itibariyle izlenerek bu oranların gelişme seyri gözlem altında tutulabilir. Bazı oranlarda olumsuz yönde değişme olduğunda olumsuz gelişmenin (örneğin Toplam Kalite Maliyetlerinin, toplam üretim maliyetleri içindeki oranının yükselmesi gibi) nedenleri araştırılıp gerekli önlemlerin alınması mümkün olabilir.

Trend analizi: İsletmenin mevcut dönem maliyetlerinin, geçmiş dönem maliyetleri ile karşılaştırıldığı analiz yöntemidir. Trend analizi daha çok aylar veya yıllar itibariyle kalite maliyetlerinin izlenmesine imkan sağladığından bir yıl içindeki veriler veya son bir yıl içindeki verilerin bir araya getirilerek gelişme seyirlerinin izlenmesi özellikle grafik ile izlenmesi gerekmektedir.

Trend analizleri kısa ve uzun süreli olarak iki şekilde düzenlenebilir. Uzun süreli analizde, toplam kalite maliyetini oluşturan, maliyet gruplarının satışlar içindeki yüzdesi uzun yıllar itibariyle izlenir. Kısa süreli trend analizinde ise, kalite maliyetleri genellikle bir yıl süreyle izlenir. Burada maliyetlerin aylar itibariyle izlenmesi sağlanarak, isletmelerin kalite geliştirme programlarının hazırlanması mümkün olur. Bu analiz her kalite maliyeti için ayrı ayrı düzenlenebileceği gibi, bölümler itibariyle de düzenlenebilir.

Pareto analizi: Trend analizleri yapıldıktan sonra, düzeltilmesi istenen maliyetler belirlenir. Bu maliyetleri oluşturan hataların sebeplerini ve toplam maliyetler içindeki payini belirlemek için pareto analizinden yararlanılır. Pareto analizinde hatalar, probleme olan katkilarının derecesine göre sıralanır. Bu sıralama kümülatif frekans dağılımına göre, çubuk diyagramları seklinde olur. Pareto analizi 4 farklı şekilde düzenlenebilir.

• Maliyet gruplarına göre
• Bölümlere göre
• Mamullere göre
• Diğer grup lamalara göre

Bu analiz sayesinde, hatalar sınıflandırılarak , maliyetteki payı yüksek olanlar üzerinde çalışmalara ağırlık verilir. Hataların sınıflandırılması , muayene işlemlerini kolaylaştırdığı gibi zaman ve para tasarrufu da sağlar.

KALITE MALIYETLERININ TAHMİNİ

Kalite maliyetlerine yönelik analizler yapılırken, maliyet sınıfları arasındaki etkileşimi bilmek gerekir. Örneğin, bir dışsal başarısızlık maliyetinin belirli bir oranda düşürülmesi için, ne oranda bir ölçme-değerlendirme maliyetiyle karşılaşılacaktır. Bu rtkileşimin yönünü bilmek zor olcaktır. Bu nedenle, bazı yöntemler kalite yöneticilerine, bu konularda tahmin yapabilmeleri için yardımcı olur.

Kalite maliyetlerinin tahminine ilişkin geleneksel maliyet tahmin yöntemlerinden yararlanmak mümkündür. Bu yöntemler özellikleri gereği pratik veya karmaşık olabilir. Tahmin edilecek kalite maliyeti sınıfının özelliğine göre bu yöntemlerden uygun olan birisi seçilip uygulanabilir. Bir isletmede birçok kalite maliyetinin tahmininde birden fazla yöntem veya teknik kullanılabilir. Olası kalite maliyet tahmin yöntemleri:

• Alçak-yüksek noktalar
• Grafik-Dağılım yöntemi
• En küçük kareler yöntemi
• Regresyon yöntemi

Daha çok matematiksel tekniklere dayanan yukarıdaki yöntemler ile tahmin edilecek maliyetler daha çok kalite maliyet bütçelerinin hazırlanmasında kullanılabilir.