Kısaca 'Anlamların paylaşılması süreci' olarak tanımlanan iletişim, günümüzde insan yaşamının her kesitinde ve çeşitli düzeylerde oluşmaktadır (1). Çünkü, her geçen gelişen ve değişen bir toplumda yaşayan insan, sürekli olarak başkalarıyla ilişki kurmak zorundadır. Amaç ve işleyiş açısından belirgin özellikleri içeren ve sistematik olarak gerçekleştirilen iletişim, insanların özel yaşamlarında olduğu kadar çalışma ortamlarında da başarı ve mutluluğun en önemli kaynağıdır. insanlar açısından bu değerleri taşıyan iletişim, kurumlar açısından verimlilik ve kalitenin temelidir.

Amaçları ne olursa olsun, kurumsal özellikleri taşıyan ve bu özellikleriyle toplumsal yapının bir parçası olan işletmeler yaşamlarını içte ve dışta kurulan bir ilişkiler düzeni içinde sürdürürler. Bu ilişkilerin denetim altına alınması, belirli bir yapısal düzen ve amaç içinde işlemesi etkili bir iletişim politikasının izlenmesini zorunlu kılmaktadır. Çünkü, kurumların, işlevleri doğrultusunda dinamik bir yapıyı oluşturmaları ve geliştirerek sürdürmeleri gerekmektedir. Aşamalı (basamaksal) ve yatay olarak oluşturulan bu yapı içerisinde bu boyutları da aşan çeşitli iletişim mekanizmaları gerçekleşmektedir. Verimli ve kaliteli hizmet üretmek amacında olan kurumlar, en azından, kurum içinde gelişen yatay ve dikey iletişimi kurumun başarısını artırmaya yönelik olarak kılavuzlamak durumundadırlar (2).

Kurumların biçimsel yapıları, örgütlenme ilke ve felsefeleri oluşan yada oluşturulacak iletişim süreçlerinin yapısını da doğrudan etkilemektedir. Ekonomik kuramlara göre örgütlenen kurumlarda iletişim çatışmaları, hatta iletişimsizlik bir sorun olarak kurumu etkilerken, örgütsel yapısını davranışçı kuramlara göre geliştiren kurumlarda iletişim, tüm ilişkiler ve etkileşim ortamlarının yanısıra karar verme sürecinin de temelini oluşturmaktadır (3).

Yukarıdaki açıklamalar kurumsal iletişimin ne olduğu, içeriği ve kapsamı konusunda genel bilgiler vermektedir. Bu bilgiler ışığında kurumsal iletişimi şu şekilde tanımlayabiliriz:

Kurumsal iletişim, kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, kurumu oluşturan bölüm ve ögeler aras›nda eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi sağlamak amacıyla belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir (2,4).

İşbirliği % 100 iletişimden oluşur. İletişim ise verimliliğin ve kalitenin temelidir, bilinçli bir yönetimin vazgeçilmez aracıdır. Planlama, örgütlendirme, yöneltme, eşgüdüm, denetleme ve yöneticilerin yetiştirilmesi gibi yönetimin temel işlevlerinin başarılı bir şekilde yürütülmesi sürekli ve düzenli bir kurumsal iletişimin oluşturulmasına bağlıdır.

Belli kurallar ve dinamik süreçler çerçevesinde gerçekleşen kurumsal iletişimin beklenen işlevlerini ve amaçların şu şekilde sıralayabiliriz (2, 4, 5).

Kurumsal iletişim, kurumda çalışanları ve kurumun birimlerini birbirine bağlayan temel bir alt sistemdir. Böylece, çalışanlar ve birimler hem uyumlu ve hem de eşgüdümlü çalışabilirler.

Kurumsal iletişim, kurumda çalışan kişi ve grupların kurumun ortak amaçları doğrultusunda gerçekleştirdikleri ileti alışverişidir. Kurumda eylemlerin sürdürülmesi, sorunların çözülmesi ve yaratıcı gücün oluşturulması kurumsal iletişim ile gerçekleşebilir.

Kurumsal iletişim dış dünya ile örgüt arasında sağlıklı bir bilgi alışverişi sağlayabilir. Hızla değişen çevre ve rekabet koşulları karşısında kurumların kendilerini yeni koşullara uyarlamaları da kurumsal iletişim ile sağlanabilir.

Kurumsal iletişim kurum yönetiminin en önemli aracıdır. Kurumda planlama, eşgüdüm, karar verme, güdüleme ve denetimin sağlanabilmesi etkili bir kurumsal iletişimi gerektirir.

Kurumsal iletişim kurumda hiyerarşik basamakların belirlenmesinde ve otoritenin sağlanmasında önemli rol oynar. Gelen ve giden iletiler, belgeler, bilgiler ve dokümanlar kurumsal iletişim kuralları çerçevesinde saklanır, bilgi ve belge arşivleri oluşturulur.

Kurumsal iletişim kurumda çalışanların oluşturdukları küçük grupların birbirleriyle ve kurumun bütünüyle sağlıklı ilişkiler kurmalarında önemli rol oynar. Kurumun bütünlüğünün ve çalışanların ait olma duygularının geliştirilmesini sağlar.

Kurumsal iletişim içsel olarak kurumda karşılıklı güvenin ve serbest bilgi akışının, dışsal olarak da iyi hizmet ve müşteri isteklerine ilginin kaynağıdır.

Kurumların çalışanları arasındaki iletişim yeterli olmadığı zaman kurumlar küçülerek fazla hiyerarşiden uzaklaşıp yatay ve yalın örgütlenmelere gitmektedirler. Bir kurumda iletişim ve insan ilişkileri iyileştirilmez ise verimlilik ve kalite elde edilemez. İletişim yetersizlikleri yada bozukluklukları kişiler arasında iyi ilişkilerin gelişmesini engeller ve çalışanlarda motivasyonun düşmesine neden olur. Düşük motivasyon verimsizliğin ve kalitesizliğin temel nedenidir. Bu durum, ayrıca, nitelikli insan gücünün kuruma kazandırılmasını zorlaştırır ve mevcutların kaybına yol açabilir.

İşgörenler, kendilerinden neyin yapılmasının beklendiğini ve bunu neden yapmaları gerektiğini, üstlerinin onlardan ne beklediğini, diğer bölümlerde ve kurum dışında kendi işleriyle ilgili olarak nelerin olup bittiğini bilmek isterler. İnsanın diğer insanları, kendi kurumlarını, dış dünyayı tanıyabilmesi, olayları ve düşünceleri anlayıp algılayabilmesi için iletişim süreci gereklidir. Kişi ve kurumların dış dünya ile anlamlı bir bütünlük içinde bulunabilmesi için iyi işleyen ve açık iletişim kanallarının oluşturulması gereklidir. Kurumlarda etkili yönetim sağlıklı bir iletişim sürecine dayanmaktadır. İletişim, kurumsal faaliyetlerin başarısının temelidir.

Katılımcı yönetim biçimlerinde kararların oluşturulmasında ve ekip çalışmasında kişiler arası fikir, bilgi ve duygu alış-verişi süreci kurumsal iletişimin önemli bir uygulamasıdır. Bu tür uygulamaların sonucu olarak kurum içinde oluşan etkili iletişim ortamı, kurumun amaç ve hedeflerinin çalışanlar tarafından kolayca anlaşılmasına ve bunların gerçekleştirmesinde içten çaba göstermeleri için güdülenmelerine önemli ölçüde katkıda bulunmaktadır.

Verimlilik ve kalite düşünüldüğünde iletişimin kurum açısından önemi daha fazla hissedilmektedir. Sözlü ve yazılı iletişim insan kaynakları gelişiminin temelini oluşturmaktadır. Ancak paylaşım ortamlarında insan kaynakları için gerekli temel bilgiler iletilebilir. İletişim, eğitim gibi bilgi ve deneyim paylaşım yada aktarım ortamlarının özünü oluşturur.

Kurumlarda gerçekleşen iletişim öncelikle kurumun hiyerarşik düzeni doğrultusunda formel (resmi, biçimsel) yapı özelliği gösterir. Bu iletişim biçimi, genellikle kurumun kuralları ile tanımlanır ve akış biçimi kurumun yapısını gösteren şemalarla ortaya konur (2,5). Kurumun biçimsel yapısını bir doku gibi ören ve damar gibi saran formel (biçimsel) iletişim kanalları dört başlık altında incelenmektedir.

1. Dikey İletişim Kanalları

Kurumun hiyerarşik düzeninde, üst basamaklarla alt basamaklar arasında emir ve bilgi akışını sağlayan iletişim kanallarıdır. Dikey kanallar, yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya doğru iki yönlü çalışır.

a) Yukarıdan Aşağıya Dikey iletişim Kanalları: Bu kanallar, genel olarak kural ve emirlerin iletilmesi için kullanılır. Üstlerden astlara doğru genişleyen bir yol izler. Tüm basamakları kapsadığı zaman iletişim yavaş oluşur. Ancak, basamak atlanarak yapılan kısa devre iletişim devre dışı bırakılan ara basamaklarda yer alan organlarda olumsuz etki oluşturabilir. Hızlı ve sağlıklı bir dikey iletişim sağlamak için kurumlarda yönetsel yapının merkezcil olmayan bir özellik taşıması önerilmektedir. Diğer bir anlatımla, otoriter yönetim biçimi yerine fonksiyonel yönetim biçiminin benimsenmesi başarılı dikey iletişimin gerçekleştirilmesini kolaylaştıracaktır. Bununla birlikte, kurumun yönetim biçimi ne olursa olsun, yukarıdan aşağıya dikey iletişim kanallarının düzenli işlemesi kural ve emirlerden oluşan mesajların açık ve anlaşılır olmasına bağlıdır.

b) Aşağıdan Yukarıya Dikey Kanallar: Bu kanallarla yapılan iletişimde astlar üstlerine raporlarını yada görüşlerini iletirler. Dikey iletişimle iletilen mesajların yansıması yada geri bildirim (dönüt) biçiminde de görülebilir. Böylece, yukarıdan aşağıya iletilen mesajların doğru algılanıp algılanmadığı anlaşılabilir. Uygulamalara yön verilebilir.

Aşağıdan yukarıya iletişimde de kısa devre iletişim oluşabilir. Özellikle ilk yöneticisinin baskısı altında olan görevli bir yada daha fazla basamak atlayarak üst yöneticilerle doğrudan iletişim kurabilir ve önerilerini yada isteklerini kendi mesajlarıyla iletebilir. Ancak, yönetsel basamakların normal işlediği ve her kademedeki yöneticilere saygı duyulduğu kurumlarda kısa devre iletişime gerek kalmaz.

Aşağıdan yukarıya iletişim, kurumun amaçları doğrultusunda alınan kararların beklenen yön ve etkide uygulanıp uygulanmadığının belirlenmesini sağlar. Bu iletişim kanalları aracılığı ile, yapılan işlere ilişkin bilgi ve raporlar üst organlara iletilir. Böylece işlerin amaçlara ve emirlere uygun biçimde gerçekleştirilme durumu ile gerekli bilgi ve veriler elde edilir.

Yöneticilerin astlarını tanıma fırsatını bulduğu aşağıdan yukarı iletişimde, bilgi, beceri ve yetenekleri doğrultusunda çalışanların 'karar verme sürecine katılma' olanakları doğar. Yönetime katılma olgusunun kurumlarda gerçek anlamda yerleşebilmesi, büyük ölçüde, yöneten-işgören diyaloğuna bağlıdır. Bu diyaloğun yaratılması ise iletişim kanallarının çok iyi işlemesine, gerçek anlamda iletişimin kurulmasıyla doğrudan ilgilidir. İletişim yoluyla işgörenle yönetici arasında etkileşim için gerekli olan 'ortak yaşantı alanı' oluşur yada var olan ortak yaşantı alanı genişler. Ortak yaşantı alanı karşılıklı güven ve verimli işbirliği için gereklidir. Çalışanlarına güvenen yönetici onlara daha fazla yaklaşır ve ekip çalışmasını geliştirir. Çalışanların güvenini kazanan yönetici kurumdaki gelişme olaylardan daha ayrıntılı sağlıklı bilgi alma olanağına sahiptir. Şekil 53'de iletişim kuran bireyler arasındaki 'ortak yaşantı alanı' görülmektedir.

Bireyler arasında ortak yaşantı alanı genişledikce etkileşim artar, iletişim kolaylaşır. Bunun tersi olarak da, iletişim kolaylaştıkca ortak yaşantı alanı genişler.

Yönetici ile işgören çok az bilgi paylaşıyorlarsa işgören kurumda her an hata yapabilecek, bir şeylere zarar verecek bir durumdadır.  Kendisi için bilgi toplayan ve bu bilgileri kurum yöneticileri ile paylaşmayan ve 'casus' durumunda olan kurum çalışanları da bulunmaktadır. Bunlar bildiklerini kurumun amçlarını gerçekleştirmeye yönelik değil, kişisel amaçları için kullanırlar. Ayrıca, yöneticinin iyi iletişim kuramamasından kaynaklanan bu durum, işgörenlerin inisiyatifi ele almalarına neden olabilir (5).  bilinmeyen bölgenin genişliği yönetici ile işgörenin çok az bilgiyi paylaştıklarını, birbirlerini tanımadıklarını göstermektedir. Bu tür kurumlarda iletişim çatışmaları kaçınılmazdır. Şekil 54-d, ideal bilgi paylaşım düzeyini göstermektedir. Bunu gerçekleştiren kurumlarda ilişkiler karşılıklı güvene dayanır. Başarı, iyi iletişimle paylaşılan, ortak bilgi ve becerinin ürünüdür.

Diğer yanda, işgörenlere kulak verilmesi, onların içtenlikle dinlenmesi işgörenlerde motivasyonu artırdığı gibi psikolojik doyum da sağlar. İşgören-yönetici arasındaki uzaklık azalır. Yöneticinin işgörene sağlayacağı en iyi iletişim olanağı onu dinlemedir.

Aşağıdan yukarıya iletişim dikey iletişimin denge boyutudur. Bu denge, alt basamaklara mesaj ileten yöneticilerin işgörenlere yeterli iletişim olanağı sağlayarak onlardan gelen bilgilere kapıları açık tutmasıyla gerçekleşebilir. 'Ben bilirim (BB)' sendromu olan yöneticiler iletişim kanallarını kapatarak bu dengenin gerçekleşmesini engellerler. Buna karşılık, yönetici astlarının görüş ve önerilerine gerçekten değer vermesi, saygı duyması ve yararlı gördüklerini uygulaması işgöreni işletmeye bağlamanın en mükemmel yoludur. Bir başka yaklaşımla, yöneticinin alt basamaklardan gelen iletilere yalnızca ilgi göstermesi yeterli değildir. İletişim kanallarını açık tutmak ve tıkanıklıkları giderici önlemler almak yöneticinin temel görevlerinden biridir.

Aşağıdan yukarıya iletişim kanallarının iyi işlemesi yönetici ile işgörenin 'aynı takım'da olmalarını sağlar.

2. Yatay İletişim Kanalları

Kurumda aynı düzeydeki birim yöneticiler ve personel, ortaklaşa bağlı bulundukları üst kademeye başvurmadan iletişim kurmak için yatay kanallardan yararlanırlar. Yatay iletişim kanalları, benzer konumlardaki yöneticilerin işbirliği yapmak amacıyla aralarındaki ilişkiyi dolaysız olarak geliştirmelerine önemli ölçüde katkıda bulunur. Otoriter (geleneksel) yönetim yapısına sahip olan kurumlarda bile, özellikle emir ve talimatların iyi anlaşılması konusunda dikey iletişimin yetersiz kaldığı ve yatay iletişime devreye girdiği bilinen bir gerçektir. Dikey Yönetim Modelinin yaratıcılarından olan Henri Fayol, yalnızca hiyerarşik ilişkilerin olduğu bir kurumda iletişim çatışmalarının ve sorunlarının artacağını, yatay iletişimin bu çatışmaların çözümüne katkıda bulunacağını belirtmiştir.(2) Fayol'a göre dikey kanallar aracılığıyla iletilen mesajların çeşitli basamaklardan geçmesi durumunda gerçek anlamı ve amacını yitirmesi çoğu kez kaçınılmaz olmaktadır. Ayrıca, basamaksal bir akış izlenmesi hem zaman kaybına yol açabilir, hem de mesajın maliyetini yükseltebilir. Bu olumsuzlukların oluşma olasılıklarını azaltmak için yatay iletişim kanallarının bir 'köprü' gibi kullanılmasını çözüm yolu olarak önermiştir.

Ancak, birimler arasında yatay kanallarla iletişim kurulmasının düzensiz bir biçimde oluşmasını önlemek için yetkilendirme ve denetleme mekanizmalarının işletilmesi gerekebilir. Otorite birliğinin sağlanması ve sarsılmaması için de üst yöneticilere yeterince ve zamanında bilgi verilmesi gereklidir.

Kurumun farklı düzey ve konumdaki birimlerinin, basamaksal kanalları kullanmadan gerçekleştirdikleri iletişime çapraz iletişim adı verilmektedir. Karmaşık ve çoğu kez uzun olan dikey kanallarının sakıncalarının giderilmesi ve olağanüstü durumlarda kısa sürede gereken işbirliğinin gerçekleştirilmesi açısından önem taşımaktadır. Yalnızca belli konularda bilgi alış-verişi amacını taşıyan çapraz iletişimin olağan durumlarda kullanılmasında sakınca olmayabilir. Ancak, çapraz iletişim kanallarının sık kullanılması zaman zaman yetki karmaşası sorununu yaratabilmektedir. Bu nedenle, ilke olarak, kurumlarda zorunlu olmadıkca çapraz iletişim kanallarını kullanmamak gerekir.

4. Dışa Dönük İletişim Kanalları

Kurumlar toplumun bir parçasıdır ve ondan soyutlanamazlar. Sürekli değişen ve gelişen bir çevre içinde yer alan kurum,yaşamını amaçlara dönük bir biçimde yürütebilmesi için yeni koşullara uymak ve toplumsal ilişkiler kurmak zorundadır. Bu nedenle, yalnızca iç yapıyı oluşturan iletişim düzeni kurmak ve işletmek yeterli değildir. Çağın gerçeklerine uygun olarak kurum dışı ilişkilerin de belirli bir düzen içinde geliştirilmesi gerekir.

Dışa dönük kanallar aracılığı ile toplumun çeşitli kesimleri ile bilgi alışverişi gerçekleştirilir. İlişki kurulur. Böylece kurum-toplum bütünleşmesi sağlanabilir. Amaç, kurum içinde ve dışında yer alan herkese kurumun varlığını sürekli, dürüst, içten ve yaygın olarak iletişim kanallarıyla ve müşteri ilişkileriyle tanıtmaktır.

Çok Yönlü ve Açık İletişim

Kurumsal iletişimde tavandan tabana hiyerarşik iletişim, çoğunlukla tek yönlü ve kapalı bir iletişim modeli uygulaması olarak karşımıza çıkmaktadır. Kaynaktan alıcıya ileti gider fakat geri dönüş olmayabilir. Bu tür iletişim çalışanların katılımını ve yaratıcı özelliklerinden yararlanılmasını engeller. Bu durum çalışanların ortamdan ve işyerinden soğumasına neden olabilir. Ayrıca, çalışanların kuruma olan bağlılıkları azalır ve verimliliklerinin düşmesi gibi bir sorun ortaya çıkabilir. Bütün bunları önlemek için kurumsal iletişim kaynak ve alıcı arasında karşılıklı ve açık bir süreç olarak gelişmelidir. Açık iletişim, bilgi ve haberlerin kurumsal yapı içerisinde zirveden dibe, dipten zirveye, çok yönlü kanallarla, serbestçe ve sağlıklı bir biçimde akışıdır (2,4,5).

Bunun yanısıra, işgörenler yöneticileri tarafından yetişkin olarak nitelendirilmek ve yerine-zamanına uygun ve ayrıntılı emirler almak beklentisindedirler. Yöneticiler, empatik yaklaşımlarla esnekliği ön plana çıkaran iletişim modelleri uygulayarak açık iletişime ortam yaratabilirler (10). Kurumlarda açık iletişim sistemleri çalışanlar arasında gerginlik azaltıcı, huzur ve verimlilik artırıcı ortamlar yaratırlar (11).

Çok yönlü ve açık iletişimi gerçekleştirebilen kurumlarda;

- Çalışanların hem kendilerine hem de kuruma olan güvenleri artar,

- Güdülenme artar

- Üst yönetimin saygınlığı ve otoritesi artar

- Öneri ve sorun çözme yeteneği gelişir

- Çalışanların kuruma bağlılık düzeyleri gelişir

- Çalışanların iş kalitesi ve verimliliği artar.

İçsel ve dışsal güdülenmenin güçlendirilmesi için eylem planlarının birlikte yapılması ve serbest bilgi akışının yani iletişimin sağlanması ön koşuldur.

Sonuçların üç düzeyde incelenmesi gerekmektedir:

- Uygulama düzeyi: Hatalı işlemlerde azalma, etkinliklerde artış, kurumun genel durumunda rekabat gücünde iyileşme,

- İnsan ilişkileri düzeyinde: Açık iletişim ve işbirliği yoluyla insanlar arası ilişkilerde düzelme,

- Kişilik geliştirme: Ekip çalışmasına uyum sağlama yeteneği, iletişim kurma yeteneği, çelişkileri giderme yeteneği, esneklik.

Kurumların verimliliği ve kaliteyi artırmaları için çok yönlü ve açık iletişimi gerçekleştirmeleri ve çalışanların ortak amaçlar doğrultusunda aynı dili konuşmalarını sağlamaları gerekmektedir.

Doğal iletişim, kurumun önceden belirlenmiş kanallarından geçmeyen, belirli bir plan içinde gerçekleşmeyen, kurumda çalışanlar arasında kendiliğinden oluşan iletişimdir. Formel (resmi, biçimsel) iletişim ne kadar mükemmel işlerse işlesin kurumun amaçlarının gerçekleştirilmesinde doğal iletişimin oldukça önemli bir yeri vardır. Bunun yanısıra, formel iletişim kanallarının iyi işlemediği yada yeterli olmadığı zamanlarda doğal iletişim hızla oluşur ve genişler. Küçük yada büyük her kurumda varolan bu iletişim etkili bir biçimde denetim altına alınamadığı zamanlar kurumun yönetsel düzenini temelden sarsacak ve formel iletişimin yerini alacak boyutlara ulaşabilir. Çünkü, doğal iletişimde gerçek bilgilerin yeralmama, abartılmış mesajları paylaşma olasılığı yüksektir. Bu durum çalışanlar arasında huzursuzluk, ast-üst ilişkilerinde bozukluk hatta çatışma yaratabilir (2,6).

İletişim psiko-sosyal bir ihtiyaçtır. Bu ihtiyacın engellenmesi yada sınırlandırılması durumunda doğal iletişim kanalları kendiliğinden devreye girecektir. Bu nedenle, doğal iletişimin her zaman varolduğunu kabul ederek kurumsal yapı ve çalışanlar üzerinde yaratacağı olumlu etkileri artırmak ve olumsuz etkileri gidermek yada azaltmak için gerekli önlemlerin alınmasına çaba göstermek gerekir. Örgütsel yapısını en üst düzeyde gerçekleştirmiş kurumlarda bile doğal bilgi ve haber alış-verişinin bütünüyle ortadan kaldırılması pratik olarak olanaksız olduğundan doğal iletişime pozitif yaklaşımlar göstererek kurumun amaçlarına hizmet edecek niteliğe kavuşturulması daha doğrudur.

1. Doğal İletişimi Oluşturan Nedenler

Kurum içinde doğal iletişimin oluşmasına katkıda bulunan çok sayıda neden vardır. Genellikle bu nedenlerin birden fazlası biraraya gelerek oldukça karmaşık bir nedenler bütünü oluşturabilmektedir. Doğal iletişimin oluşmasına yol açan nedenleri şu başlıklar altında inceleyebiliriz:

Formel (Resim, Biçimsel) İletişimdeki Tıkanmalar ve Sapmalar: Kurumun örgütsel yapısının temeli olan formel iletişim kanallarının aynı yada farklı basamak yada basamaklarda yinelenen engellerle karşılaşması, mesaj iletiminin tam anlamıyla gerçekleşmemesi doğal iletişimin oluşmasındaki başlıca etkendir. Gerçekte, bir kurumun örgütsel yapı üstünlüğü o kurum içinde kurulan biçimsel iletişim sisteminin işleyişine bağlıdır. Dikey yada yatay iletişim kanallarında sık sık meydana gelen tıkanıklıklar, çeşitli nedenlerle kişiler, gruplar yada birimler arasında ortaya çıkan kopukluklar doğal iletişimin kısa sürede oluşmasına yol açarlar.

Örgütsel yapıda çok sayıda basamağın yer alması emir, bilgi, haber içeren mesajların hiyerarşik düzen içerisindeki akışı sırasında özünden bir şeyler yitirmesi kaçınılmazdır. Bu sapmaların yoğunlaştığı durumlarda ise, işgörenler çoğu kez güvensizlik içinde başka bilgi kaynaklarına başvurma çabası içine girerler. Özellikle üst yöneticilerle astlarının ve işgörenlerin arasına aşılması güç uzaklıklar girer.

Mesajların Seçilerek İletilmesi: Örgütsel sistemin ara basamaklarında yer alan alt yöneticiler yukarıdan aşağıya yada aşağıdan yukarıya akmakta olan mesajları ya subjektif sansüre uğratırlar yada algılama kapasitelerine göre iletirler. Mesajların seçilmesi ve elenmesi genellikle aşağıdan yukarıya iletişim kanallarının kullanılması sırasında ortaya çıkar. Yukarıdan aşağıya doğru iletişimde mesajların seçilerek yada elenerek iletilmesinin nedeni daha çok otoritenin yanlış anlaşılması ve kullanılması ile bağıntılıdır. Diğerinde ise kasıt ögesi daha yaygındır.

Çok sayıda basamaktan geçmekte olan mesajın herhangi bir kasıt olmadan bile değişikliğe uğraması, yapı ve içerik olarak bozulması olasıdır. Çünkü bireylerin mesajları alıcı organları ile aldıktan sonra duygusal yorumları ile değişikliklere uğratmaları beklenen bir durumdur. Bu durumda, mesajların hiç bir seçilmeye ve yorumlamaya uğramayacak bir biçimde doğru, açık, tam ve gerçekçi nitelikleriyle iletilmesini sağlamak için formel kanallar kesintisiz olarak açık tutulmalıdır. Bu gerçekleşmediği zaman, gerek alt ve gerekse üst basamaklarda yer alan çalışanlar tam ve doğru bilgi alabilmek için kaynak araştırmaya başlamaları kaçınılmazdır. Bu durum, biçimsel iletişim sınırlarının aşılmasına, rastgele ve gerçekleri içermeyen bir iletişim sürecinin oluşmasına neden olur.

Yöneticilerin Davranışları: Kurumda görev yapan tüm bireylerin bir dereceye kadar kendi çıkarları doğrultusunda davranmaları doğal bir durumdur. Örneğin, atamalar, işten çıkarmalar, yönetim değişiklikleri, ücret artışları, ödüllendirme gibi konularda bireyler her türlü bilgi ve habere karşı daha duyarlı davranırlar. Böyle durumlarda çalışanlar kendileri ile benzer özellikleri taşıyanlarla hemen iletişim kurarak işbirliği yaparlar ve çıkar grupları oluştururlar. Yöneticilerin formel bilgi kapılarının yeterince açık tutmamaları yada kapatmaları bu ilişkilerin ve grupların oluşmasını hızlandırır. Çünkü, belirsizlik söylentiler için uygun zemin hazırlar ve çalışanları bir şekilde zarar görecekleri endişesine iter. Belirsizlik ne kadar artarsa verimlilik o kadar düşer. Uygunsuz, gecikmiş yada akla yatkın olmayan bilgi ve söylentileri başlatır. Yönetici konunun üstünü örtmeye çalışsa bile bir kaç ufak parça her zaman görünürde kalır. Gruplaşan çalışanlar olabileceklerle ilgili olarak spekülasyonlar yapmaya başlarlar. Söylentiler suda oluşan dalgalar gibi yayılarak tüm kurumu kaplayabilir. Personel neler olup bittiğini anlamak ve öğrenmek için aşırı bir zaman ve enerji harcar. Yapmaları gereken işler geri planda kalır.

Bu olumsuz doğal iletişim ortamlarının oluşmamasında, özellikle, üst yöneticilerin göstereceği anlayış, hoşgörü ve yakınlık son derece önemlidir. Böylece ilişkilerin gelişmesi, iletişimin kolaylaşması ve işgörenin işletmeyle bütünleşmesi sağlanır. Her kurumda üst yönetim o kurumun iletişim atmosferinin yapısını ve niteliğini belirler. Eğer yönetici yada yöneticiler grubu yeterince anlayışlı, hoşgörülü, saygılı ve tarafsız davranırsa kurumdaki her türlü iletişim kolay ve tam etkileşim içerisinde gerçekleşir. Bunun tersi olarak, yönetici sinirli, kızgın, dengesiz ve taraflı bir yapı ve görünümde ise astlarının kendisine açıklıkla, içtenlikle yaklaşması, sorunları iletmesi ve olumlu bir iletişim atmosferinin oluşması son derece güçleşir.

Kurumlarda yöneticiler, iki yönlü iletişimin gerçekleştirilmesine katkıda bulunacak psiko-sosyal ortamlar yaratmak durumundadırlar. Bu ortamların yaratılması için yöneticinin, herşeyden önce, çok iyi bir dinleyici olması gerekir. Çünkü dinlemek iletişimin temelidir. Bunun yanısıra yöneticiler, iyi bir iletişim ortamı geliştirmeleri için şu özellikleri de taşımaları beklenir:

Yönetici;

- Kendisini iyi tanımalıdır,

- İletişimin anlam ve işlevini iyi bilmelidir,

- İletişimin kurumun başarısındaki önemini kavramalıdır,

- İletişimin kurumda her düzeydeki çalışanları kapsaması gerektiğini ve onlar için iletişimin temel bir ihtiyaç olduğunu bilmelidir,

- İşgörenler arasındaki bireysel farklılıkları değerlendirebilmelidir,

- Duygusallıktan kaçınmalı, objektif olmalıdır,

- Doyurucu bilgiler iletebilmelidir,

- Geri bildirim (dönüt) kapısını açık tutmalıdır.

İletişim sırasında yönetici;

- Anlatılanları dinlerken görselleştirme, canlandırma yapabilmelidir,

- Konuşurken ses tonunu iyi ayarlayabilmelidir,

- Karşısındakilerin özelliklerini bilmeli, onlara güvenmelidir,

- Aceleci olmamalıdır,

- Hoşgörülü olmalıdır,

- Göz temasını gerçekleştirmelidir,

- Söz kesmemelidir,

- Söylenenleri çarpıtmamalıdır.

Bütün bunlara karşın yöneticilerin olumsuz tutum ve davranışları ya da bilgisizlikleri nedeniyle çoğunlukla ast-üst iletişiminin ve dolasıyla ilişkilerinin düzensiz, gelişigüzel bir biçimde geliştiği ve formel iletişim kanallarının gerektiği gibi işlemediği durumlarla sık sık karşılaşılmaktadır.

Doğal iletişimin oluşmasında yöneticiler kadar astların ve ara basamaklara yer alan yöneticilerin de sorumlulukları vardır. Bu tür yöneticiler yukarıdan gelen mesajların aşağıya, aşağıdan gelen mesajların yukarıya iletilmesi gibi önemli bir iletişim işlevini yerine getirmek durumundadırlar. Masajların özünü yitirmeden, açık ve anlaşılır bir biçimde alıcılara iletilmesi büyük ölçüde ara basamak yöneticilerinin görevidir. Burada, bu tür yönetici ve astların bilgi, beceri ve kişilik yapıları iletişimin beklenen düzeyde oluşması açısından çok önemlidir.

Yöneticisine karşı korku ve çekingenlik duyguları geliştiren astlar yönetici ile doğrudan iletişim kurma yerine az karşılaşmayı yada sessiz kalmayı tercih edecektir. Eksik gerçekleşen yada hiç oluşmayan formel iletişimin yerini bir şekilde doğal iletişimin almasına ortam yaratılacaktır. İlgisiz kişilere gereksiz yere mesaj hatta çoğu zaman yanlış bilgi aktarımı olacaktır.

*Sosyal Saygınlık ve Eğitsel Farklılık: Yöneticinin statü farklılığını kendi lehinde kullanması astları ve çalışanlar üzerinde gereksiz baskıya yol açabilir. Kendisini baskı altında hisseden işgören, zorunlu olmadıkca yöneticileriyle iletişimden kaçacak, bu psiko-sosyal ihtiyacını kurum içinde kendini rahat hissetiği kişilerle iletişim kurarak giderecektir. Kurumda statü farklılığı yaratan ve dolayısıyla iletişim olanaklarını güçleştiren bir diğer önemli etken de çalışanların eğitim düzeylerindeki farklılıklardır. Eğitsel farklılığın yalnızca bir üstünlük ya da başkaları üzerinde geniş ve etkili otorite kurma aracı olarak görülmesi yanılgısı, kurumlarda doğal iletişim oluşturma mekanizmasının hemen çalışmaya başlamasına neden olmaktadır.

*Dil Güçlükleri: Lawrence Kincaid iletişimi bir yaklaşma, paylaşma ve ortak anlaşma düzeyine ulaşma süreci olarak tanımlamaktadır. Farklı duygu ve düşünce yapıları arasında bir yaklaşma ve anlaşma kurabilmektir. Ancak, özlenen uyumun sağlanmasında dil sorunu önemli bir engel oluşturmaktadır. Bu sorun, dildeki yetersizlik ya da sosyo-kültürel farklılıklar nedeniyle sözcükleri yanlış kullanma, değerlendirme ve yorumlama biçiminde ortaya çıkabilir. Bu nedenlerden dolayı iletişim kısırlığı başladığı zaman her iki tarafın biçimsel olmayan yani doğal iletişim kanallarıyla bilgi eksikliklerini gidermeye çalıştığı görülecektir. Bunu önlemek için karmaşık, anlaşılması güç, az bilinen sözcük ve kavramlar yerine açık, belirgin, anlaşılır sözcükler kullanmak ve anlaşılmayan durumlarda uygun iletişim araçlarıın yardımından yararlanmak gerekir.

2. Doğal İletişimin Kanalları

Doğal iletişimin de kendine özgü kanalları vardır. Bu kanalları dört başlık altında inceleyebiliriz:

-Tek Hatlı Zincir: Bir kişi diğer bir kişiye söyler, o da bir başka kişiye ve böylece bilgiyi alanlar bir zincirin tek yönlü ilerleyen halkaları gibi birbirine eklenir. İletişim bu şekilde sürer gider. Ancak uzaktaki alıcılar mesajı çok geç işitirler.

-Dedikodu Zinciri: Bir kişi birşeyler öğrenir ve bunu herkese yayar.

-Olasılık Zinciri: Bir kişi rastlantı olarak ve olasılıklar kuralına göre farklı iki kişiyle haberleşebilir. Bu kişiler de aldıkları bilgileri benzer yollarla başkalarına iletebilirler.

-Küme Zinciri: Bir kişi işittiklerini seçtiği bir kaç kişiye söyler. Bu kişilerden bir-ikisi duyduklarını başkalarına anlatabilir. Onlar da başka kişilere anlatırlarsa mesaj geniş bir alana yayılmış olur.

Doğal iletişim kişilerden çok durumların yarattığı bir sonuçtur. Her insanın çevresi ve görüş açısı o insanın kişiliğiyle bağlantılı olduğu için mesaj da kişinin kendi anlayışına göre yorumlanarak başkalarına iletilecektir. Her grup endişe ve güvensizlik devrelerinde kurumda gelişmekte olan iletişimin aktif bir ögesi olma eğilimi gösterebilir.

Doğal iletişimin en tehlikeli yönü 'söylenti akımı'dır. Daha önce de belirtildiği gibi, söylentinin ve dedikodunun doğmasına belirsizlik ve çıkarlar neden olmaktadır. 'Söylenti' insanların çıkar ve anlayışlarına bağlı olduğu için iletişim sırasında yapı ve içerik olarak köklü değişikliklere uğrayabilir. Eklemeler ve eksiltmeler oluşabilir. Her iki durumda da subjektif ve gerçek dışı mesajların yayılması sözkonusudur. Söylenti ve dedikodu ortamları kurumların iş düzenini yıkıcı etkiye sahiptir. Çalışanlarda kaygı, endişe, korku, huzursuzluk gibi moral çöküntülerine yol açar. 'Söylenti akımı'nı engelleyecek tek yöntem kullanılabilir iletişim kanalları yoluyla çalışanlara doğru bilgilerin iletilmesidir. Yani yeterli enformasyonun gerçekleştirilmesidir. (2,5)

İşgörenler, kendi çıkarlarını korumak ve desteklemek amacıyla bir takım gruplar oluşturma eylemi gösterirler. Yöneticilerin bu tür grupların oluşmasına karşı çıkmaları genellikle etkili olmaz. İşgörenler, aralarında oluşturdukları doğal iletişim bağları ile birbirleriyle çok güçlü işbirliği ve dayanışma oluşturabilirler. Bu tür doğal gruplar kurumdaki değişikliklere karşı oldukca duyarlıdırlar ve hemen eyleme geçmeye hazırdırlar. Çıkarlarına ters düşen durumlarda aldıkları kararlar ve yaptıkları eylemler akılcı ve yapıcı olmaktan çok duygusal ve yıkıcıdır.

Doğal iletişim kurumun örgütsel yapısının aksaklıklarını yansıtan bir ayna gibidir. Bir kurumda doğal iletişim kanalları yaygın ve yoğun bir biçimde kullanılıyorsa o kurumun örgütsel yapısında bozukluk var demektir. Formel (Resmi, Biçimsel) iletişim kanalları yeterince işlememektedir. Bir çok gruplaşmalar hatta klikleşmeler oluşur. Bu oluşumlar hem yönetimle hem de kendi aralarında iletişim çatışmaları, sürtüşmeler ve gerginlikler yaratabilir.

4. Doğal İletişimin Yapıcı Yönü

Yukarıda belirtilen zararlarının yanısıra doğal iletişimin kurum için bazı yararları da vardır. Bu nedenle, doğal iletişimi her zaman sakınılması gereken ve biçimsel iletişimi engelleyen bir olgu olarak da görmemek gerekir. İyi kanalize edildiği ve kontrol edildiği zaman formel iletişimin boşluklarını doldurma ve destekleme işlevi görebilir.

Doğal iletişimin yararlarını şu şekilde belirtebiliriz:

- İyi kullanıldığı taktirde doğal iletişim yöneticiler için etkili bir yönetim aracı olabilir.

- Kurum, çevresindeki değişiklikler hakkında doğal iletişim yoluyla bilgi alarak değişen koşullara uymak amacıyla gerekli iç yapı düzenlemelerini gerçekleştirebilir.

- Doğal iletişim kurumlarda bazı önemli kararların zamanında alınmasını sağlar.

- Doğal iletişim kurumlarda işbirliğinin ve ekip çalışmasının gelişmesine katkıda bulunur.

- Doğal iletişim zaman zaman biçimsel iletişimi tamamlayıcı rol oynar.

- Doğal iletişim çalışanlara psikolojik doyum sağlar.

Formel iletişim kanallarının yetersiz olduğu kurumlarda kontrollü doğal iletişimin esnekliği ve hızı sayesinde mesajların zamanında iletilmesi ve geri bildirim alınması gerçekleştirilebilir.

Kurumlarda her türlü iletişim oluşmaktadır. Bu iletişimlerin oluşturduğu ilişkiler ağının kurumsal ve bireysel yarar ve çıkarları dengede tutmasını sağlamak için iletişim süreçlerinin belli kurallar çerçevesinde ve bir düzen içinde gerçekleşmesi gereklidir. Bu durumda kullanılan iletişim yöntemleri ve yararlanılan araçların önemi ortaya çıkmaktadır. Kurumsal iletişimi rastgelelikten kurtarmanın yolu iletişimin amaca uygun olarak özenle seçilmiş yöntem ve araçlarla gerçekleştirilmesidir.

Kurumsal iletişimin formel, açık ve doğal yönlerini düzenlemek, desteklemek ve denetlemek amacıyla uygulanabilecek yöntemlerin başında toplantı, seminer, hizmetiçi eğitim, görüşme, odak grup tartışmaları, personel forumu, sosyogram, anket gibi doğrudan ilişki kurmaya yönelik kişilerarası iletişim yöntemleri gelmektedir. Bu yöntemlerden, kurum yönetimince belirlenen emir, talimat, gerekli bilgi gibi belli ölçülerde iletilmesi gereken mesajların formel iletimine katkıda bulunmak, açık ve doğal iletişimi düzenlemek ve desteklemek amacıyla yararlanılır. Mesaj akışı çok yönlü ve hızlıdır. Kişilerarasındaki etkileşimi ve yakınlaşmayı artırırlar. İlişkileri geliştirir ve pekiştirir.

Bu yöntemlerin birbirlerine göre avantajları ve dezavantajları vardır. Yöntem seçimi iletişimin içeriği, amacı, zamanı, yeri ve hedef grubun özelliklerine göre apılır. Bu yöntemler kurumda rutin uygulamalar olarak çalışma planlarında yer alacağı gibi, müdahele biçiminde de uygulanabilir. Yukarıda belirtilen formel ağırlıklı yöntemlerin yanısıra, kurum yemekleri, tanışma çayları, dayanışma toplantıları, geziler gibi informel yapıda ve sosyal ağırlıklı faaliyetler de, özellikle açık ve doğal iletişimin iyi işlemesi açısından yaralanılabilecek iletişim yöntemleridir.

İletişim Araçları

İletişim araçlarının seçimi ve kullanımı da yöntemlerde olduğu gibi belli ölçütlere dayandırılmalıdır. İletişim araçları mesajları tam ve anlaşılır olarak, biçimini ve özünü değiştirmeden iletecek, hedef grubun ilgisini çekecek nitelikte olmalıdır. Çalışanların yakınlaşmalarına ve birbirleriyle daha iyi anlaşmalarına katkıda bulunmalıdır. İletişim kanallarının mesaj iletme hızına katkıda bulunmalıdır. Kurumlarda yararlanılacak iletişim araçlarını şu başlıklar altında toplayabiliriz:

1. Yazılı Genelgeler, Duyurular, Belgeler ve Raporlar

Kurumlarda formel iletişim kanallarının, özellikle yukarıdan aşağıya dikey iletişimin en önemli araçları yazılı genelgeler, emirler, duyurular ve benzeri belgelerdir. Bu belgeler gizlilik derecelerine göre sınıflandırılırlar ve akış yönleri kurumun örgüt şemasında belirtilmektedir. Bu nedenle kurumların organizasyon şemaları kurumsal iletişim açısından son derece önemlidir.

Mesaj çok sayıda basamaktan geçmek durumundaysa yazılı olarak kodlanmış olması biçim ve içeriğin korunmasını sağlar. Sorumluluk yüklenmesi için işgörenin mesajı yeterince ciddiye alması açısından bu tür yazılı araçlar çok etkilidir. Ancak, mesajların içeriği alıcıların anlayacağı özellikte hazırlanmalıdır. Farklı alıcılarda farklı algılamalara ve yorumlamalara yol açmamalıdır. Alıcılar yazılı mesajları anlamakta güçlük çekerlerse uygulamalarda yanlışlıklar ortaya çıkabilir.

Yazılı raporlar da özellikle aşağıdan yukarı formel iletişimin yazılı aracıdır. Araştırma ve çalışmalardan elde edilen bilgileri içerirler. Kolay anlaşılır bir dille, karmaşıklıktan uzak, basit, kısa, tam ve doğru hazırlandıkları zaman geri bildirim (yansıma) açısından son derece önemlidirler.Yazışma yoluyla iletişim kırtasiyeciliği artırması ve mesajın kurumun yönetsel basamaklarını genellikle sırasıyla geçmek zorunda olması nedeniyle zaman ve ekonomi açısından maliyeti yükseltebilir. Kurum içi kurye sistemi uygulanması sirkülasyonu hızlandırıcı bir önlemdir.

2. Yazılı Yayın Organı

Kurum tarafından yayınlanmakta olan bülten, gazete ve dergi kurumsal iletişimin resmi ve açık yönlerini bütünleştirebilen önemli yazılı iletişim araçlarıdır. Bu tür yayınlar kanalıyla kurum çalışanları kurumun ekonomik, sosyal, bilimsel ve teknik yönleri hakkında ve kendilerini ilgilendiren konularda bilgi alma olanağına kavuşurlar. İşgörenin boş zamanını değerlendirmesi, eğitilmesi, eğlendirilmesi ve bir kısım becerilerini ortaya koyması için ortam sağlanır. Bu yayınların çalışanların ilgisini çekmesi için onların beklentileri doğrultusunda bilgilere yer verilmelidir. Kurum yöneticilerini destekleyen yayınlardan kaçınılmalıdır. Anlaşılır bir dil ve anlatım biçimi kullanılmalıdır. Yazılı yayınlar çalışanlara ücretsiz dağıtılmalıdır.

3. Broşür ve El Kitapları

Kurumu hem çalışanlara hem de kurum dışına tanıtmak amacıyla kullanılan, genellikle az sayfalı, çok renkli ve küçük boyutlu basılı iletişim araçlarıdır. Kolay okunan ve resimlerle desteklenmiş metinlerden oluşurlar. Önemli bilgi kaynağı niteliğindedirler. Kurmun organizasyon şemasınınayrıntılı olarak bu yayınlarda yer alabilir. Bu yayınların dağıtımı da ücretsiz yapılmalıdır.

4. Afişler, Posterler ve Duvar Tabloları

Kurumun çeşitli yerlerine asılan bu iletişim araçları, içerdikleri yazılı ve resimli mesajlarla hem çalışanları hem de müşteri konumunda olanları bilgilendirici, yönlendirici ve hatırlatıcı etkiye sahiptirler. Renk, çizim ve slogan özellikleriyle hedef grubun ilgisini çekmek durumundadırlar. İlettikleri mesajların ayrıntı özellikleri içerdikleri konuya göre değişmektedir. Uygun yerleştirdikleri zaman kurumun atmosferinin pozitif yönde değişmesine de katkıda bulunurlar.

5. İlan (Duyuru) Tahtaları

Formel ve açık iletişimin geliştirilmesinin yanısıra doğal iletişimin belli düzeylerde denetlenmesi için ilan tahtaları en kullanılışlı iletişim araçlarıdır. Kurumun resmi duyuları için kullanılan ilan tahtalarının yanısıra çalışanların kendi duyurularını asabilecekleri ilan tahtaları kurum içi iletişimi önemli ölçüde destekler. Doğal iletişim hakkında bilgi, en azından ipucu verir. İlan tahtaları kurumun herkesçe ulaşılabilir yerlerine asılmalıdır.

6. Kurum İçi Anons ve Radyo Sistemi

Kurumun büyüklüğüne ve fiziksel yapısına göre bu tür sesli iletişim araçlarının kullanımı hızlı mesaj akımı için yararlıdır. Radyo yayının eğlendirici ve motive edici etkisi de vardır. Genellikle tek yönlü iletişim gerçekleştirirler.

7. Kapalı Devre Televizyon Yayınları

Tek yönlü fakat hem görsel hem işitsel iletişim aracıdır. Pahalı fakat etkilidir. Yöneticilerin görüntülü ve hızlı mesaj iletmelerine olanak sağlar. Ancak, bu işlevin çok kullanılması yöneticilerle çalışanlar arasındaki uzaklığı artırabilir. Bunun yanında ilgi çekici ve eğlendirici özellikleri yüksektir. Interaktif video programları çalışanların kurum içinde ve dışında oluşan gelişmeler konusunda görüntülü bilgi almalarına olanak verir.

8. Elektronik Veri Ağı

Bilgisayarlar yoluyla iletişim daha çok kurum içi verilerin, bilgilerin ve haberlerin paylaşılması açısından uygundur. Bilgisayar ağının avantajı, kurum çalışanlarına, fazla çaba göstermelerine gerek kalmadan ve oldukca hızlı bir biçimde kullanılabilir ve ulaşılabilir bilgileri sağlamasıdır. Ancak, burada da tek yönlü ve etkileşimsiz bir iletişim sözkonusudur.

9. Diğer Eğitim-İletişim Araçları

Video, slayt, tepegöz, episkop, flip-chart gibi görsel-işitsel eğitim ve iletişim araçları genellikle iletişim yöntemlerini destekleyici olarak kullanılırlar. Telefon ağı, yönlendirme ve tanıtma tabelaları, danışma standları hem çalışanlar hem de müşteriler için yararlanılabilcek iletişim araçlarıdır.