Yönetim, kar amaçlı veya kar amaçsız bütün kuruluşların amaçlarına ulaşabilmek için sahip olmaları gereken stratejik bir fonksiyondur. Paternalistik veya demokratik hangi anlayışa dayanırsa dayansın, merkezi bir karar birimine sahip olmayan hiç bir sosyal organizasyon varlığını sürdüremez. Kontrol, bir sistemin ontolojik varlığını sağlayan temel altsistemdir. Merkezi karar birimlerinin ise kuruluşun maddi ve manevi (tangible-intangible) aktiflerini korumak ve geliştirmek için karar verme ve verilen kararları uygulatabilme fonksiyonlarını etkin bir şekilde gerçekleştirmeleri gerekmektedir. Bunun için, yöneticilerin, sistemlerin amaçları ve performansları hakkında toplu bir etkinlik bilincine sahip olmaları ve bu kriterlerin toplamını optimum bir şekilde gerçekleştirebilecekleri bir yönetim modeli uygulamaları öncelik kazanmaktadır.

Etkin yönetimin ne olup ne olmadığını daha derinliğine araştırmadan önce Yönetim (Management) in ne olduğuna net bir tanım getirmek gerekmektedir.

Yönetim (management); belirli amaçları gerçekleştirebilmek için insan, heyecan, zaman, para, enerji, teknoloji, materyal ve mekan  dan oluşan kaynakları kullanabilme sürecidir.

Burada sistem perspektifinde bakıldığında kaynaklar, girdileri ve ulaşılan amaçlar çıktıları oluşturmaktadır. Kaynakların veriliş sırası bunların TEM yönetimdeki önceliklerini de yansıtmaktadır. Öncelikli kaynaklar, önceliksiz olanların yerine ikame edilebilme özelliğine sahiptir. Bu ise yaklaşımın amaçladığı Sinerji etkisini sağlamaktadır. Emeği, heyecanı ve zamanı iyi kullanabilen bir yönetim sistemi, kullanamayanlara karşı bir üstünlük sağlayacaktır. Etkin Yönetim becerileri ise bu kaynakların optium bileşimini gerçekleştirecek, gerekli trade-off tercihlerini yapacak anlayış ve tekniklerden kaynaklanmaktadır.

Toplam Etkinlik Modeli (TEM) Yönetim Yaklaşımı

Girdileri çıktılara dönüştüren sosyo-teknik yapılara organizasyon adı verilmektedir. Kar amaçlı veya amaçsız bütün kuruluşlar bir organizasyondur ve yönetim bilimi organizasyonların amaçlarına etkin olarak ulaşabilmesi için uygulanması gerekli olan yöntemleri inceler.

Toplumlardaki işbölümü ve uzmanlaşma eğilimleri çeşitli ihtiyaç ve beklentilere cevap vermek için oluşturulmuş mikro ve makro organizsyonların (objectler) doğmasına yol açmaktadır. Bu organizasyonların minimali aile, maksimali devlettir. Yalnız yaşayan bireylerin de aile modeli çerçevesinde yaşadıkları gözlenmektedir. Ekonomik ve sosyal ihtiyaçlara cevap vermek için oluşturulan organizasyonların en önemlileri kamu veya özel tecimsel, endüstriyel ve hizmet kuruluşlarıdır. Bu kuruluşların etkin çalışması toplumların ihtiyaçlarını etkin bir şekilde karşılamasına olanak sağlar. Kuruluşların etkin çalışması ise, onların etkin bir şekilde yönetilmeleri ile olanaklıdır. Ancak bu şekilde kaynaklarını iyi kullanıp aktiflerini geliştirebilirler.

Para cinsinden veya metrik olarak ölçülen (tangible) girdilerin para cinsinden veya metrik çıktılar la karşılaştırılması sistemin Verimliliğini (Productivity) belirler. Girdi ve çıktıların performans, memnunluk, kalite gibi metrik olmayan değerler cinsinden (intangible) karşılaştırılması ise sistemin Etkinliğini (Efficiency) belirler. Toplam Etkinlik Modeli yönetim, etkinliği tangible-intangible bütün girdi-çıktılar cinsinden algılayarak bunların toplamında en iyi sonuçların elde edilmesini amaçlamaktadır.

Toplam Etkinlik Modeli (TEM) yönetim ise, kuruluşları sibernetik bir organizma olarak algılayıp, kıt kaynakları etkin ve geliştici bir şekilde kullanarak, birbiri ile çelişebilen kuruluş amaç ve performans kriterlerinin stratejik bir perspektifte optimize edilmesini sağlayan yönetim tekniklerine dayanmaktadır.

İyi tasarımlanmış etkin yönetilen sistemlerde çalışanların ve yönetenlerin verimleri maksimize olmaktadır. Bunu bir başlangıç noktası kabul edersek, etkin yönetilen sistemleri; "çalışanlarını mutlu eden ve aktiflerinden maksimum verim alarak varlıklarını sürdürebilen sistemler" olarak tanımlayabiliriz. Bu kavramları genişletirsek, düzgün çalışan duyarlı ve etkin bir kuruluş, beklentilerin karşılanması, bilgilerin izlenmesi ve raporlanması, ödül ve cezaların etkin dağıtımı ile gerçekleşecektir. Yöneticiler, sistemin kontrol ve koordinasyon merkezlerindeki sorumlu ve yetkili aktörlerdir. Etkin çalışan sistemlerin yöneticileri, yönetilenlerin beklentilerine duyarlı, zamanında, doğru ve hızlı karar verebilirler. Bu ise sistemdeki iç gerilim, sürtüşme ve çatışmaların azalarak, iç enerjinin, sinerjinin ve katma değerin artmasını sağlar.

Yönetim networklerinde yönetici aktörlerin rolleri

Bir kuruluş, çeşitli fonksiyonların gerçekleştirilmesinden sorumlu olan birimlerin (objectler) yatay ve düşey networkünden oluşur. Her object belirli bir fonksiyonun gerçekleştirilebilmesi için bazı elemanların bileşiminden oluşur ve belirli uyarılara karşı belirli reaksiyonlar verir. Bu birimlerin yönetiminden sorumlu olan bireylere denetçi, idareci, müdür, genel müdür gibi sıfatlar verilmektedir. Bu bireyler fonksiyonel sorumluluk merkezlerinin sorumlularıdır. bunların gereçkleştirmesi gereken bir çok kontrol fonksiyonu bulunmaktadır.

• Kuruluşun yer aldığı sektörün özellikleri ve dinamikleri yakından izlenmektemidir?
• Kuruluşun paydaşlarının (müşteriler, iş ortakları, çalışanlar, ortaklar, devlet, toplum) beklentileri yeterince karşılanabilmekte midir?
• Yapılanların fonksiyonel gereği iyi tanımlanmış mıdır?
• Kuruluşun genel amaçları ile tutarlı mıdır?
• Diğer birimlerin çalışmaları ile tutarlı mıdır?
• Başarı için yeterli kaynak bulunmakta mıdır?
• Çalışmalar yeterli bir şekilde plan ve programlara bağlanmış mıdır?
• Kaynak tasarrufu için alternatif yöntemler  bulunmakta mıdır?
• Beklentilerin karşılanabileceği alternatif yöntemler bulunmakta mıdır?
• Çalışma yöntemleri doğru mudur? Ulaşılan sonuçlar beklenilenler midir?
• Çıktıların kalitesi yeterli midir? Süreçler yeterli bir şekilde izlenmekte midir?

Bu ve benzeri sorular her  hangi bir yöneticinin sürekli olarak gündemindedir ve etkin yönetim bunların doğru çözümlenmesi ile gerçekleşmektedir.   Geçmişin yavaş değişen dünyasında bu sorulara doğru cevap verilmesi kısmen deneyim, kısmen de yetenekle sağlanabilmekte idi. Günümüzün teknolojik ve sosyal değişimlerin çok hızlı yaşandığı dünyasında artık bu sorular, analizciler, danışmanlar, kalite takımları  ve komiteler tarafından incelenmekte ve dinamik olarak etkin çözümler araştırılmaktadır. Buna göre günümüz dünyasında yöneticilerin birincil fonksiyonu yönetmek değil, amaçları belirlemek, entegre etmek, koordine etmek, motive etmek ve kontrol etmektir.

Etkin yönetim için stratejik yönetim faktörleri

Bir yönetim sisteminden amaçlara uygun sonuçlar alınabilmesi için üçün temel alanda bilgi, deneyim ve beceri gerekmektedir.

1- Stratejik Planlama

2- Enformasyon Teknolojileri (Enformatik)

3- Modern Yönetim Teknikleri (TKY, ISO 9000, EFQM vs.)

Bir kuruluşun etkin yönetilebilmesi için, bu üç alanda olabidiğince çok bilgi, beceri ve deneyim sahibi olmak ve bu üç alanda entegre bir uygulama stratejisi geliştirebilmek gerekmektedir. Bu üç alanın herhangi birine yoğunlaşarak başarıya ulaşılabileceğini düşünmek yanıltıcı olacaktır. Buradaki sıralama ayrıca bizim bu alanlara verdiğimiz öncelikleri yansıtmaktadır. Bu önceliklerin başında ciddi, disiplinli ve ısrarlı bir şekilde uygulanan bir stratejik planlama gelmektedir.

Etkin yönetim, bir kuruluş için iyi bir yöneticiye sahip olmak gibi bir şans ve tesadüf olgusu değil, denemiş ve faydaları belirlenmiş işletmecilik kural ve prosedürlerinin tutarlı ve ısrarlı bir şekilde uygulanmasının sonucudur. Bu kural ve uygulamalar etkin yönetilen başarılı kuruluşarın deneyimlerinden ve sistemlerin kontol ve koordinasyon kuramlarındaki gelişmelerden damıtılmış bulunmaktadır. Bu kuralların doğru ve bilimsel olmasından ziyade faydalı kalıplar oluşturmaları, gerilim ve tartışmaları azaltmaları ve karar verme süreçlerini hızlandırmaları önemlidir. Buna göre bir kuruluşun etkin yönetimi bir idealdir fakat her kuruluş bu ideale sistematik ve pragmatik bir yaklaşımla ulaşabilir.

Kuruluşlar iyi yönetim spektrumunda bir noktada yer alırlar. Daha iyi olanlar ideale daha yakın, daha sık olarak başarılı ve daha önemli uygulamalarda başarılı olurlar. Bu durum kendilerine çalışanların mutluluğu, populerlik, imaj, prestij ve finansal güç kazandırır. Buna göre etkin yönetimin bazı sonuçları ölçeklenebilirken bazı sonuçları da ölçeklenememektedir ve yöneticilerin ölçeklenemeyen sonuçlara da gerekli ağırlığı vermesi halinde etkin yönetim gerçekleşecektir. etkin yönetilen bir kuruluşun dayandığı bazı filozofik temeller bulunmaktadır.

1. Etkin yönetilen bir kuruluş daima bir ahlaki sorumluluk ilkesi ile yönetilecek ve verilen kararlar kuruluşta etkilenen hiç bir taraf için zararlı bir sonuç doğurmayacaktır.

2. Kuruluşun her birimi kendi fonksiyonları için belirlenmiş minimum kalite ve performans standartlarını aşacaktır.

3. Kuruluş içi ve kuruluş dışı toplumun yaşam kalitesini geliştirmek, kuruluşla ilgili bütün tarafların haklarına saygılı olmak öncelikli bir ilke olacaktır.

4. Etkin yönetilen bir kuruluşun elemanı olan bireyler sürekli olarak bir katılım, eğitim ve ödüllendirme süreci yaşarlar. Ödül ve övgülerin bireysel ve yaygın , ceza ve eleştirilerin bölümsel ve istisna olmasına özen gösterilir. Negatif yönetim uygulamaları sistemdeki haksızlıkları ve dengesizlikleri gidermeye dönük olsa bile etkileri daima yönetim etkinliğini azaltma yönünde olacaktır.

Etkin yönetilen kuruluşlar diğerlerinden çalışma şekilleri, tempoları ve aldıkları sonuçlar açısından farkedeceklerdir. En önemi fark ise en iyiye ulaşmak için çalışmaya istekli olmaktır. Gelişmeye istekli olmak, iyi bir kapital yapısına , teknolojiye ve uzman çalışanlara sahip olmak kadar stratejik öneme sahip bir faktördür. başarılı kuruluşlar daima yapabildiklerinde daha üstün bir performans peşinde olurlar ve ulaşılan düzeyler ile hiçbir zaman yetinmezler ve daima yapılacak daha çok şey olduğu inancını taşırlar.

Etkin Yönetim'in Başarı Kriterleri

Sürekli gelişme aşamaları stratejisini uygulama ve sosyoteknik sistem kuramı ilkerinin yardımı ile etkin yönetilen kuruluşlarda ortaklaşa olarak gözlenen özellikleri belirleyebiliriz. Etkin yönetilen kuruluşlar genelde aşağıda verilen varsayımlar ve beklentiler çerçevesinde yönetilirler.

1. "Uzun Dönemdeki Pazar Payı" en önemli başarı kriteridir. Bu ölçü, toplumun kuruluşun sunduğu ürün ve  hizmetlere verdiği gerçek önemi yansıtır. Bu ölçü bütün yönetim kararlarının gerçekçi bir odağını oluşturur ve kar amaçlı kuruluşlar için karlılık ölçeğinden daha fazla bir anlam ve önem taşır. Bundan sonraki kriterler "Katma Değer Maksimizasyonu" ve "Aktiflerin Büyütülmesi" dir. Katma değerini büyütemeyen, diğer bir deyişle etkin ve verimli çalışamayan kuruluşlar karlarını arttırsalar bie sağlıklı bir gelişme gösteremez ve aktiflerini büyütemezler.

2. Misyon tanımı etkin yönetilen kuruluşların karar süreçlerinde önemli bir başlangıç noktasıdır. Etkin yönetim için kuruluşun misyonu (yani varoluş nedeni) net, gerçekçi ve anlaşılabilir bir şekilde belirlenmelidir. Kuruluş misyonu, hizmet verilen topluluk, pazar payı ve uzmanlık alanı belirlenmesi ve bu hedeflere ulaşmak için yaralı bir referans çerçevesi oluşturur.

3. Kaynak dağlımı ve kalite kontrol kararları ve bunların gereği olan politik süreçler yaygın bir katılımla belirlenmeye çalışılır. Grup tartışmlaında planlama, bütçeleme ve yatırım sorunları daima geleceğin talepleri vurgulanarak ve güncel sorunları tartışmaktan kaçınarak ele alınır. Etkin yönetilen kuruluşlarda daima "daha iyi nasıl olunabileceği" tartışılır ve "niye iyi olunmadığı" tartışmalarında kaçınılır. Etkin yönetimde kıt kaynak olan akıl, enerji ve zaman daima olumlu beklentiler için harcanır ve olumsuzluklar gündemi meşgul etmez.

4. İnsan Kaynakları, yönetici kadrolar ve uzmanlıklar , kuruluşa sadakati, kişsel gelişmeyi ve kişini yaptığı işe ve çevresine saygısını geliştirecek şekilde düzenlenir. Her pozisyondaki bireylerden üstlerine ve astlarına hesap verebilme sorumluluğu beklenir. Hesap verme (accountability) sorumluluğunun yaygınlığı etkin yönetilen kuruluşların önemli özelliklerinden biridir.

5. Enformasyon, etkin yönetilen kuruluşlarda stratejik bir aktif olarak değerlendirilir ve data kütlelerini enformasyona çeviren "Yönetim Bigi sistemi (MIS)" teknolojileri kuruluşun yapısında özel bir yer alır. Enformasyon kuruluşların karar verme süreçlerinde önemli bir girdidir ve etkin yönetim için statejik bir perspektifte ve hijyenik koşullarda oluşmalıdır. etkin bir enformasyon üretme süreci kuruluşların karar vermelerini en çok etkileyen stratejik belirsizliklerin önemli ölçüde azaltılmasını sağlar.

6. Ödüller, istenilen başarı düzeyleri sağlandığında cömertçe ve coşku ile sağlanmaktadır. Kişiler ve kuruluşlar için en önemli ödül katkılarının ve başarılarının anlaşılması ve kabul görmesidir. Etkin yönetilen kuruluşlar bu konulara özel bir özen gösterirler ve en ekonomik fakat en etkili ödül olan anlayış ve takdiri, başarı sahiplerinden esirgemezler.

Etkin yönetime, katılımın etkileri

Günümüzde bir kuruluşun etkin (effective) ve verimli (efficient) çalışabilmesi için kuruluştaki bütün görev alanların strateji oluşturmaya katılımının önemli olduğu düşünülmektedir. buna göre bir kuruluşun etkin olabilmesi için hiyerarşiler sadece gerektiği kadar olacak, beklentiler ortaklaşa olarak oluşturulacak, bunların oluşturulmasına ve gerçekleşmesi için maksimum katılım sağlanacak, tam katılım ve uyuşum sağlanamıyacağı için oluşacak olan gerilim ve uyuşmazlıklar doğal karşılanacak ve yumuşatılacaktır. Etkin yönetilmeyen düşük katılımlı kuruluşlarda amaçlar belirsiz, gerilim ve zıtlaşmalar derin, uzlaşmazlık alanları geniş, kaçırılan fırsatlar sayısız ve karşılanılan beklenti düzeyleri düşüktür. kuruluşta görev alan bireyler aynı zamanda kuruluşun çevre sistemlerle olan arakesitini oluşturup kuruluşun dışa açıklığını belirlediğinden, yüksek katılım kuruluşun çevredeki değişimlere karşı daha duyarlı olmasını, değişimleri çabuk algılayarak hızlı reaksiyon vermesini sağlamaktadır. Ayrıca yüksek katılım kuruluşun iç dengeleri için önemli olan kuruluş kültürünün daha hızlı ve daha uzlaşmacı olarak oluşmasına ve bürokratik kontrol mekanizmaları yerine servo kontrol (kültür) mekanizmalarının ağırlık kazanmasına olanak sağlamaktadır.

Yukarda kuruluşların esas olarak mikro organizasyonların (objectler) organik ve hiyerarşik yapılanmasından oluştuğunu belirtmiştik. Buna göre object fonksiyonlarının, karakteristiklerinin ve yöntemlerinin iyi tanımlanması bir çok sorunun, yönetimin müdahalesi gerekmeden onjectler içinde çözümlenmesine olanak sağlıyacaktır. Buna göre sistemdeki sorunların   objectler içinde çözümlenebilme yoğunluğu, kontrol üzerindeki zaman ve enerji talebini azaltacaktır.

Katılımcı sistemlerde yöneticilerin fonksiyonları

Yatay ve düşey object hiyerarşilerinden oluşan network yapılı kuruluşların etkin yönetiminde ara yöneticilere önemli fonksiyonlar yüklenmektedir. bu fonksiyonların etkin gerçekleşmesi entegrasyon ve koordinasyonu arttırarak kuruluşun etkin yönetim sürecini oldukça kolaylaştırmaktadır. Bu fonksiyonları aşağıdaki gibi özetleyebiliriz.

1. Sistem tasarımı - Örgütsel yapılar genelde yetki ve sorumluluk kapsam ve düzeylerinin belirlenmesidir. Buna ek olarak sistem içindeki çalışma şeklinin tasarımı ve performans düzeylerinin belirlenmesi ve fonksiyonların diğer bölümlerle koordinasyonu bölümden sorumlu yönetici tarafından sağlanmaktadır.

2. Sistem bakımı- Bu fonksiyon yöneticinin sorumlu olduğu sistemin etkin ve aktif çalışabilmesi için gerekli olan her şeyin yapılmasını kapsar. Bunun gerçekleşmesi için yöneticinin kuruluştaki finans, lojistik ve insan kaynakları sistemleri ile verimli bir etkileşme düzyini sürdürebilmesi gerekmektedir.

3. Sistemiçi sorunların çözümü- Yöneticinin birincil sorumluluğu sistemiçi sorunların oluşmasını ve olgunlaşmasını önlemek ve bu durumda sorunları etkinliğe zarar vermeyecek bir yaklaşımla çözmektir. Bu sorunlar genelde insan kaynakalarının geliştirilmesi, kişilerarası çatışma, finansal kaynakaların yetersizliği türünden olabilir. Yöneticilerin sorunları izole ederek etkileşime girmeden çözümleyerbilmesi etkinliğin sağlanmasında önemli bir rol oynar.

4. Enformasyon sistemlerinin tasarım ve bakımı- Etkin yönetim yaklaşımda ara yöneticilerin bölümlerinin enformatik yapısı ve bilgi işlem gerekleri konusunda belirli bir anlayışa sahip olması gerekmektedir. Enformasyon stratejik bir aktiftir. Buna göre oluşturulması, korunması ve etkin kullanımı yöneticilerin öncelikli fonksiyonlarından birini oluşturmaktadır.

5.Beklenti düzeylerinin belirlenmesi- Ara yöneticiler, stratejileri oluşturacak olan tepe yöneticilerin gerçekçi beklentiler oluşturma ve bunlara kaynak tahsis etme fonksiyonlarına yardımcı olma durumundadır. Bunun için alt kademeleri ile tepe yönetim arasındaki haberleşmeyi etkin ve gerçekçi bir şekilde oluşturma, yönetim etkinliğine katkılarının düzeyini belirleyecektir.

6. Beklentileri toplumun taleplerine göre ayarlamak- Ara yöneticiler kuruluşun iç ve dış müşterilerinin talepleri ile oluşturulan beklentileri uyuşturmanın ve gerekli revizyonları yapmanın sorumluluğunu taşımaktadır.

7. Teşvik ve ödül sistemlerini uygulamak- Ara yöneticiler hedef ve beklentilere ne ölçüde ulaşıldığını belirlemek ve bunlarla tutarlı ödül ve teşvikleri etkili bir şekilde dağıtmak durumundadır.

Etkin yönetim yaklaşımı geleneksel patron yönetici imajı ile çelişmektedir. Patron yönetici strateji yapar, emirler verir ve bunlara uyulmaya zorlar. Etkin yönetim yaklaşımında stratejiler ve beklentiler katılımla oluşturulmakta ve yöneticilerin vizyonlarına göre değil kuruluşun etkinlik gereklerine göre oluşturulmaktadır. etkin yönetimde yöneticiler zorlama ve cezalandırma gibi olumsuz teknikleri değil, eğitim, destek ve moral sağlayarak olumlu katılım tekniklerini uygularlar. Böylece çalışanlar beklentileri karşılamakta güçlük çekmezler ve bütün sorunlarına olumlu bir cevap ve çözüm sağlayabileceklerini bilirler. Gelenksel düşünenlerin bütün kuşkularına ve itirazlarına karşılık bu yaklaşımın daima daha olumlu sonuçlar verdiği araştırmalarla ve başarılı kuruluşların gerçek yaşam örnekleri ile kanıtlanmış bulunmaktadır.

Kar amaçlı veya kar amaçsız kuruluşların bu yaklaşımla yönetilmesine, Toplam Etkinlik Modeli (TEM-Total Efficiency Managemenet) yönetim adını vereceğiz. TEM, sistemlerde kaynakların en iyi kullanımını ve çalışanların işlerinden mutlu olmasını sağlayacak bilimsel kökenli bir yaklaşım olacaktır.

Toplam Etkinlik Modeli (TEM) için Object Tabanlı Sistem Kuramına dayalı Sibernetik bir model (http://www.eylem.com/tem/wtemsis.htm)