Değişimlerin Gerekçesi

ISO (International Standarts Organisation) kuruluşunun politika ve prosedürleri, yayınladığı standartları yaklaşık beş yılda bir gözden geçirmeyi gerekli kılmaktadır. Bunun amacı standartları güncel gelişmeler ile tutarlı hale getirebilmektir.

ISO 9000 Kalite Güvencesi Sistemi Standartları ilk olarak 1987 yılında yayınlanmış ve fazla Kalite Kontrole yönelik bulunduğu için oldukça eleştiri almıştı. Standartlar 1994 te yenilenmiş fakat başlangıç yapısından ve kavramlarından fazla uzaklaşamamıştı. Bunun nedeni olarak ISO, bir çok gelişmekte olan ülkenin üye kuruluşlarının, fazla kapsamlı standartların ülkeleri için adaletsiz bir rekabet ortamı yaratacağı konusundaki kuşkularını ve çekincelerini ileri sürmüştü.

ISO 9000 standartlarının amacı, dünya pazarlarında rekabet eden firmalar için oyun sahasını ve kurallarını düzenlemek olarak verilmektedir. Burada dünya pazarına çıkan fazla gelişmemiş firmaların kalite rekabetine dev bir adımla ilk seferde geçemiyecekleri öngörülmektedir. Kaliteye ulaşmak için önce emekleyecekler, sonra yürüyecekler ve nihayet koşabileceklerdir. Bu anlayışın arkasında, standartları geliştiren komitenin, ISO standartlarının gerçekten firmaların ürün, servis ve proses kalitelerini geliştirebilmeleri için önemli bir katkı sağlayabileceği varsayımı yatmaktadır. Bu ise uygulamada biraz bile gerçekleşememiş bir varsayımdır. Araştırmalar, ISO belgesi almanın sadece firmaların harcamalarını ve bürokrasisini arttırdığını, kalitenin yine kendi uzmanlıkları ve anlayışları çerçevesinde kontrol edildiğini göstermektedir.

ISO 9000 standartlarının 1994 revizyonu oldukça önemsiz değişimleri öngörmekte iken, 2000 yılı revizyonu radikal bir anlayış ve felsefe değişimini yansıtmakta ve değişimlerin startejik sonuçları olacağı izlenimini vermektedir. Burada paradigma, "Toplam Kalite Kontrolü" anlayışından "Toplam Kalite Yönetimi" anlayışına doğru kaymış gibi görülmektedir. Temel tanım ve kavramlar ve standart mimarisi radikal bir değişime uğramaktadır.

ISO 9000 standartlarını revize etmekle görevli teknik komite (TC 176) anlayışına göre, endüstriyel uygulamalar proses ve sistem kavramlarının standartlar içinde daha fazla vurgulanmasını gerektirmektedir. Komite 1997 de Kalite Yönetiminin sekiz ilkesini vurgulayan bir kılavuz dökümanı yayınladı.  Bu sekiz ilke;

1. Müşteri odaklı organizasyon
2. Liderlik
3. Çalışanların katılımı
4. Proses yaklaşımı
5. Yönetime Sistem Yaklaşımı
6. Sürekli gelişme
7. Karar verme süreçlerinde sayısal (analitik) teknikler
8. Karşılıklı olarak gelişme sağlayan tedarikçi ilişkileri

Olarak belirlendi. Bu ilkeler ve "Prosese Dayalı Kalite Modeli" anlayışı, yeni standartların omurgasını oluşturmaktadır. Bu kavramları aşağıda daha ayrıntılı olarak irdeleyeceğiz.

Ajenda

• Temmuz 1998, ISO standartların değişeceği konusundaki ilk uyarısını yayınladı.

• Eylül 1998, ISO bir basın bülteni ile 1994 tipi standartlardan, yeni 2000 standartlarına yumuşak geçiş yapılacağını duyurdu. (ne anlama geliyorsa)

• Basın bülteni ile aynı zamanlarda, yeni standartların ilk komite taslağı yayınlandı ve internet üzerinde bununla ilgili görüşleri ve eleştirileri amaçlayan bir anket çalışması düzenlendi. Bu çalışma Aralık 1998 e kadar sürdü.

• Şubat 1999 da ikinci komite taslağı (CD 2), TC176 komitesine üye ülkelerin oyuna sunuldu.

• 25 Kasım 1999 da Taslak Uluslararası Standart (DIS) yayınlandı ve ISO üyesi ülkelere dağıtılarak görüş ve eleştirilerin iletilmesi istendi. Bu dönem 25 Nisan 2000 de sona erecek olan beş aylık bir süreyi kapsamaktadır.

• Görüş ve eleştirilerin ışığında yeniden şekillenecek olan Nihai Uluslararası Standart Taslağına son düzeltmeler yapılarak DIS 2000 yılının üçüncü çeyreğinde yeniden yayınlanacak.

• ISO 9000:2000  standartların yayınlanarak yürürlüğe girmesi 2000 yılının son çeyreği içinde planlanmaktadır.

Farklar

Yeni standartlar üç temel dökümandan meydana geliyor:

• ISO 9000 - Temel Kavramlar ve Sözlük
• ISO 9001 - Gereklilikler (Requirements)
• ISO 9004 - Performans Geliştirme için Kılavuz
  (Guidance for performance improvement)

"Daha önce var olan ISO 9002 ve 9003 standartları yürürlükten kalkacak"

Şimdiki ISO 9000 standartlarının temelini oluşturan bildik 20 madde bazı genişletmelerle dört temel bölümden oluşan yeni bir yapıya dönüştürülüyor.

1. Yönetimin Sorumluluğu (Management responsibility )
2. Kaynak Yönetimi (Resource management )
3. Ürün ve/veya Hizmet Sunma (Product and/or service realization )
4. Ölçme, Analiz ve Geliştirme (Measurement, analysis and improvement.)

Bu dört ana bölüm, daha önce sözü edilen Proses Modeli nin temel anlayışından kaynaklanmaktadır. Burada W. Edwards DEMING tarafından popülarize edilen ve ;
Plan-Do-Check-Act (PDCA) / Planla-Uygula-Kontrolet-Düzenle yaklaşımı ile paralellik gösteren bir sürekli gelişme modeline benzerlik amaçlanmaktadır.

Şimdiki ISO 9000 standartlarına (ISO 9001, 9002, 9003, 9004, 9000-1, 9004-1, 8402, v.s.) uyumlu olarak belgelenmiş olan bir çok firma yeni modeli uyumsuz ve gereksiz bularak hoşnutsuzluklarını belirtmektedir. TC 176 komitesi, bu yapının özel olarak amaçlandığını ve evrensel bir geçerlilik taşıyacağına inandıklarını ileri sürmektedir. 9001 ve 9004 standartlarının (farklarının ne olduğunu ve neye çözüm getirdiklerini net olarak söyleyebilmek henüz mümkün değil gibi) yukarda belirtilen dört faz modeline uyumlu olarak aynı yapı ve dizilişte olacağı söylenmektedir.

Bu iki döküman ISO tarfından "Uyumlu İkili - Consistent Pair" olarak adlandırılan bir "Kalite Yönetimi" standardını oluşturacaklar. ISO 9001, kalite yönetimi içim minimum gereklilikleri (minimum requirements) tanımlarken, 9004 bu minimum gerekliliklerle yetinmeyerek daha ileri düzeylere geçmek isteyen firmalara "Sürekli Gelişme - Continual Improvement" anlayışı ile yol gösterecek. (Diğer bir deyişle ISO olmasa uluslararası pazarlarda rekabet eden firmalar durumlarını nasıl geliştireceklerini bilemiyecekler.)

Bu "Sürekli Gelişme" kavramı, eski standart yapısının maddelerine katılan yeni bir gereklilik. 1994 standartları, Müşteri Şikayetleri, Firmaiçi-Kontrol (Self-Audit), Düzeltici ve önleyici faaliyetler gibi kavramlar ile sürekli gelişmeyi öngörürken şimdi bu temel bir kavram olarak standartların yapısı içinde dile getirilmektedir.

İntangible "Gelişme" kavramının standart anlayışından ne kadar uzak olduğu ayrı bir konu. Burada önemli olan bir anlamda bir belgelendirme süreci olan ISO auditing prosedürlerinde sürekli gelişmenin hangi kriterlere göre ve nasıl izleneceği, firmanın sürekli gelişmekte olduğuna ne zaman ve nasıl karar verileceği ve böyle bir anlayışın firmalar arasındaki ticari ilişkilerde ne anlama geleceği oldukça tartışılacak olan bir konu gibi görülmektedir.

Yeni standartların diğer bir önemli farkı, müşteri tatmini anlayışını, müşteri şikayeti anlayışının çok ötesine taşıması ve bunu ölçme ve değerlendirme yükümlülüğü getirmesidir. Bunun kökeni ABD Hükümeti tarfından oluşturulan ve dağıtılan Malcolm Baldridge Ödülü ile paralellikler kurmaktır. Bir anlamda ISO 9000 standartlarına Amerikan katkısı gözü ile bakılabilir.

Üçüncü önemli yenilik, Kaynakların Yönetimi alanında gözlenmektedir. 1994 standardı bu konuya 4.1.2.2 kodlu tek paragrafla değinerek, yönetimin Kalite sistemini desteklemek için gerekli ve yeterli kaynak tahsisi yapmasını öngörmekte idi. Yeni standartlar bu kavramı genişletmekte ve kalite sisteminin desteklenmesi için çeşitli maddelerle, enformasyon, haberleşme, yeterli altyapı ve olumlu iş ortamı kaynaklarını adres göstererek talep etmektedir.

Yeni standartlar aynı zamanda ISO 14001 çevre yönetimi kaynakları ile de uyumluluk göstereceklerdir. Bu iki standart sisteminin gelecekte birleştirilmesi ise yeni revizyonların, iş dünyası için ise yeni sorunların ve kargaşanın kaynağını oluşturaktır.

Standartların Eşdeğerliği

Mevcut ISO 9000 standartlarından biri ile belgelenmiş kuruluşlar haklı olarak yeni standartlar ile uyum sorunu yaşayıp yaşamıyacaklarını bilmek istemektedirler. Özellikle artık geçerli olmayacak olan 9002 ve 9003 standartlarında bu ciddi bir endişe kaynağıdır. Bu endişeler haklıdır, bütün belge almış firmaların belgeleri bir anlam taşımayacak ve yenilenmeleri gerekecektir. Belge almış firmalar bu dönüşüm sürecini daha ağrılı yaşayacak, gereksiz kuşku, tedirginlik ve belirsizliklerle zaman ve para harcayacak ve ISO standartlarının standart olmayışının faturasını yine firmalar ödeyeceklerdir.

Yeni standartları savunanlar, bunların eskilerin anlayışı üzerinde geliştirildiğini ve endişe edilecek bir durum olmadığını ileri sürüyorlar. Buna karşılık eski ve yeni standartlar arasındaki geçişin tekniğini, yaklaşımını ve felsefesini, bu standartları oluşturan komite bile bilmemektedir. Belge alan her firma için özel bir çalışma yapılacak ve dönüştürme işlemi yeni belge almaktan daha büyük güçlükler taşıyacaktır. ISO nun belge almış kuruluşlara tek önerisi belge veren kuruluşlarala şimdiden temasa geçerek (yani para ve zaman harcayarak) dönüştürme işlemini nasıl gerçekleştirecekleri konusunda bir plan yapmaları olmaktadır.

Geçiş Dönemi

Yeniliklere uyum sağlanması için iki yıllık bir geçiş dönemi planlanmaktadır. Bu dönemde 1994 veya 2000 standartlarına uyum gösteren kalite sistemleri Avrupa Birliği ülkeleri için geçerli olacaktır. Buna karşılık firmaların ciddi sorunlar ve gerilimler yaşayacakları açıktır. Firmalar bir ayağı karada bir ayağı gemide olan yolculara benzeyecek ve ne tarafa ne zaman geçeceklerini bilemiyeceklerdir. Her durumda bu dönüşümün belgelendirme kuruluşları ve danışmanların işine yarayacağı ve firmaların bu anlamsız standartlara para, zaman ve enerji harcamayı sürdürecekleri açıktır.