PERSONEL POLİTİKALARI ve ENFORMATİK

Personel yönetiminde Enformatik uzmanı, organizasyonun insan cephesi ile ilgilenir. Bu alanda uzmanlığın geleneksel kapsamı daha çok personel yönetimi, iş değerlemesi ve ücret üzerinde yoğunlaşmıştır. Ancak son yıllarda alanını, insan kaynaklarındaki gelişmenin ana cephesi ve organizasyonları analiz etmede, davranışsal bilimlerin, tekniklerinin ve araçlarının gösterimini kapsayacak şekilde daha etkin çalışma grupları geliştirme, bireysel grup ve organizasyonel amaçları uyum içinde birleştirme yönünde genişletmiştir. Birçok hususta personel yönetimi uzmanının organizasyonlara yeni bilgiler getirmesi ve buna bağlı olarak bir kaynak uzmanı gibi hareket etmesi beklenir. Ayrıca bütün bunları gerçekleştirmek, etkin bir İnsan Kaynakları Enformasyon Sisteminin geliştirilmesi ile mümkün olabilecektir.

Personel yönetiminde enformatik uzmanının görevinin ilk aşamasında, genellikle işe alma, eğitim, promosyon ve transfer, ücret artırşı, çalışan yönetim ilişkileri v. s. gibi personel fonksiyonunun temel elemanları ile ilgili organizasyon politikalarının netleştirilmesi ve enformatik uygulamalara uygun bir şekilde dökümente edilmesidir. uzman ilk önce mevcut personel politikaları ve prosedürlerini; inceleme, analiz etme, sistematik ve derinlemesine yapılmış denetimlerden elde edilen fiili sonuçlarla mukayese etme yolu ile değerlendirmeye çalışacaktır.

Gerekli zor verileri ortaya çıkarmak için bir araştırma tasarımı hazırlamaya başlamadan önce uzman, muhtemelen ileri sürülen politikaların çoğunlukla iyi niyetlerden oluştuğunu düşünebilecektir.
Bir personel politikası isminin hakkını verebilmek için birçok kriterle dolu olmalıdır.

• Politika; yazılı, anlaşılabilir olmalı ve fonksiyonlarını kapsamlı bir şekilde sunmalıdır.

• Organizasyona yönelik olarak yerleşmiş politikanın yaygınlığını ve kapsamlılığını temin etmek için hazırlıklar yapılmalıdır.

• Politika, sağlam bir temele oturtulmalı, devlet politikası ve karşılaştırılabilir organizasyonlarla tutarlı olmalıdır.

• Politika, kendi içinde organizasyonun belli genel amaç ve politikalarıyla tutarlı olmalıdır.

• Özel personel politikaları, (kadrolaşma gelişme ve yönetim gibi) karşılıklı olarak destekleyici olmalıdır.

• Politika, organizasyonun her kademesinde işçi temsilcileri ile yapılacak görüşmeleri de kapsayacak konsültasyonlar ve tartışmaların sonuçları üzerine oturtulmalıdır.

Personel denetiminin amacı, personel yönetimi hakkında açıklamalar getirmek ve bilgi sağlamaktır. Bunu başarmak için bilgi; hem personel departmanı içinde dikey olarak hem de diğer departmanlar arasında yatay olarak elde edilmelidir. Diğer bir deyişle, denetim organizasyonun her tarafına iletilmelidir.

Denetimi iletmenin prosedürleri, önemli ölçüde çeşitlendirilebilir. Temel olarak çeşitli kayıtlardan nicel ve nitel mahiyette bilgiler elde etme ve bunları mülakat, anket, araştırma ve tartışmalarla tamamlayarak raporlamaktan ibarettir. Bilgi enlemsel çalışmaların vasıtasıyla da elde edilebilir. Örneğin; güvenlik kayıtlarının bölüm bölüm değerlendirilmesi kayıp zaman yüzdesi gibi. Alternatif olarak organizasyon politikalarının performansları üzerindeki etkisinin derinlemesine incelendiği geniş bir çalışma kullanılabilir. Personel denetimini yerleştirmede tavsiye edilen metot, organizasyon politikalarını sıklıkla listelemek düzenli olarak organizasyon tarafında yapılan pratikleri ve çalışmadan elde edilen sonuçları açıklamak ve sonrada uygun öneriler getirmektir.

Denetim amaçları için personel politikalarının tam bir listesi organizasyon referansları, insan gücü planlaması, seçim transfer ve promosyonlar değerlendirme eğitim ve geliştirme, haberleşme, kademelendirme ve ücretler iş değerlendirmesi yan haklar sosyal yardım hakları, emniyet ve sağlık, endüstriyel ilişkiler, disiplin, motivasyon ve eğitimi içerecektir.

Personel denetiminin sonuçları eğer gerekli ise tanımların gerekliliğine, organizasyon politikalarının düzenlenmesi ve yeniden yayılmasına işaret etmelidir. Benzer durumda düzenli uygulamaların yeniden incelenmesinde, politikaların prosedürlerine çevrimini kolaylaştıracak iyileştirmeler yapılabilir. Verilerdeki yetersizlik veya hiç olmaması personel yönetimi alanında acil dikkate ihtiyaç olduğunu gösterir.

PERSONEL YÖNETİMİNİ İYİLEŞTİRME YÖNTEMLERİ

KADRO SEÇİMİ:
Belli bir pozisyon için bir şahsın yerine başka bir şahsın seçimi, genellikle bireysel farklar olarak bilinen evrensel ve sabit gözlemlenebilen olaylara bağlıdır. Birçok durumda personelin seçimi ve yerleştirilmesinde ihtiyaç duyulan kişisel özellik ve kabiliyetlerinin tanımlanması için ağır prosedür ve teknikler mevcuttur. Başlıca seçim teknikleri test ve mülakattır. Bu uygulamaların sonuçlarının enformatik teknolojilerle kayıt altına alınabilmesi, kuruluşa insan kaynakları planlamasında son derece değerli bir bilgi kaynağı oluşturacaktır.

MESLEK PLANLAMA VE GELİŞTİRME:
Gelişen organizasyonlarda kişilerin meslek kariyerlerinin gelişim ve planlanması yönetimin ilgi noktalarından biri olur. Şimdiye kadar bu alanda personel yönetimi uzmanları, çok az iş yapmış olmakla birlikte onların tavsiyelerine giderek artan oranda başvurulacağı ümit edilebilir. uzmanlar kendilerini;

• Çeşitli kategorilerdeki personel için, mevcut olan temel mesleki yolların ve yönetimin teşvik edeceği yeni yolların tanımlanması,

• İnsanların mesleklerinde, üstesinden gelebildikleri ve gelemeyecekleri yönetsel, eğitimsel, kültürel, sosyal ve diğer engellerin analiz edilmesi,

• Bireysel işçileri ve diğer çalışanları kendi hayat kariyerlerini planlamaya teşvik edecek bir sistem yerleştirmek,

• Organizasyon içinde mesleki gelişmeleri destekleyecek ve kolaylaştıracak meslek geliştirme politikaları tanımlamak,

• Çeşitli sebeplerden dolayı yönetsel ve diğer üst kademelere yükselmesi uygun olmayan kişiler için mesleki yollar tasarlamak,

gibi problemlerle ilgilenecek şekilde hazırlamalıdırlar.

KADRO VE ORGANİZASYON GELİŞİMİ:
Kadro gelişiminin, meslek planlamasının, organizasyonun gelişiminin ve benzerinin insanların iş hayatlarını geliştirmelerine ve daha fazla tatmin olmalarına yardım edecek programlarla birleştirmenin artan bir önemi vardır. Bir personel yönetimi uzmanı, kuruluşun aşağıdaki alanlardaki,

• Kadro geliştirme ihtiyaçlarının tanımlanmasında,

• Yıllar önce hazırlanmış olabilen ve program iyileştirmesi için finansal kaynakların planlanmasını da kapsayan kadro geliştirme politika, plan ve programlarının özenle gözden geçirilmesinde,

• Kuruluşun finansal ve imkanlarını da yansıtan çeşitli kategorilerdeki personel için uygun eğitim, metot ve teknikleri ile kadro geliştirmenin seçiminde,

• Dış eğitim imkanlarının kullanımında,

• Eğitim faaliyetleri ve organizasyon içindeki eğitimcilerin eğitim faaliyetlerinin düzenlenmesinde,

• Kuruluşun kültürüne karşı gelen metodolojiyi kullanarak organizasyon gelişiminin programını hazırlamakta,

raslanan sorunlara çözüm imkanı sağlayabilir.

İŞ DEĞERLEMESİ:
İş değerlemesi için birçok teknik mevcuttur. Fakat eldeki işe bağlı olarak sistemin karmaşıklık sırası genellikle işin sıralanması tasarımından, iş sınıflandırılmasına, sistemin yerleştirilmesine ve faktör karşılaştırma metotlarına doğru olur.

MOTİVASYON:
Bir personel yönetimi uzmanından, hangi motivasyon amaç ve stratejilerinin kullanılmasına karar vermede yardımcı olması istenilebilir. Bu şunlarla ilgili bilgi ve dökümanların sağlanmasını gerektirecektir.

• Organizasyonel iklimdeki iyileştirme öncelikle yönetsel pozisyonlardakinin liderlik vasıflarının değerlendirilmesi,

• Kuruluştaki her kademede çalışan insanların çalışma ve başarma motivasyonunun değerlendirilmesi,

• Yapılan işin yapımını değiştirecek iş kapsamının zenginleşmesini sağlayacak veya gerçek bir iş ilgisi yaratmak için gerekli olan bilgi ve becerilerin dökümentasyonu,

• Uygun davranışın kısmen finansal kısmen de maddi belirli bir ödüller sonucu olarak şekilleneceği ödül sistemleri,

Özetlenen bu yöntemler bağımsız işlemezler, fakat on işleminin ayrı bileşenlerini etkiler. Organizasyonun ve uzmanın çeşitli kademelerde müdahalelerini çağırır. Mamafih birçok görevde uzmandan bütün ücret ve maaş sisteminin yeniden düzenlenmesi ve sınanmasında yardımcı olması istenebilir.

PERFORMANS DEĞERLENDİRMESİ:
Deneyimler göstermiştir ki performans seviyeleri arttıkça, performans değerlendirmeleri de genelde iyileşmektedir. Maalesef yine deneyimler göstermiştir ki, birçok kuruluşta yapılan performans değerlendirmeleri genellikle objektif ölçülerde değil, denetçilerin sübjektif tahminlerini yansıtmaktadır.

Enformatik sistem, değerlendirmelerin fiili performans ile ilgili olmasını, performans değerleme tekniklerini, eğitim talebini iyi belirlenmiş organizasyonel ve bireysel amaçlarla başlayan olayları, performans değerlemelerini standartlara uygunluğunu temin etmelidir. Böylece hem talep edilen, hem de fiili performans seviyelerini kaydederek, ölçerek ve karşılaştırarak etkin bir şekilde izlenebilmesini sağlamalıdır. Bir müşteri kuruluşunda performans değerlendirmesini uygulamadan, bunun sonuçlarının eğitim için mi, tanıtım için mi, ödüllendirme için mi v.b. kullanılacağı da belirlenmelidir.Eğer kuruluşun yönetimi, herhangi bir sebepten ötürü bunun sonuçlarını kullanamayacaksa, performans değerlemesi için bir ek kaynak ve enerji harcanması gerekli olmayabilir.

ÇALIŞAN-YÖNETİM İLİŞKİLERİNDE ENFORMATİK

Personel yönetimi fonksiyonlarının içine giren belirli konulardaki endüstriyel ilişkilerin uygulanması ve içeriğini hesaba katma açısından uzmanlara ihtiyaç duyulmaktadır.

Bu bölümde bir uzmanın, işçi-yönetim ilişkilerinde bir enformatik işine girmeden önce özellikle de bir parça aşinalığı olduğu bir teşebbüste gözönünde bulundurması gereken, çeşitli noktalara kısa bir bakış yapılacaktır. Bu alandaki teknik tavsiyeler, birçok durumda işçi yönetim ilişkileri uzmanları tarafından sağlanır. Bu demek değildir bir personel yönetim uzmanı, bu alanda uzmanlık geliştirmez ve tavsiyelerde bulunmaz. Ancak bunu yapabilmek için sözkonusu ülke sektör ve özellikle de kuruluş hakkında işçi yönetim ilişkileri ile bağlantılı olan sosyal, yasal, politik ve finansal konuların farkında ve bu konularda iyi bilgilenmiş olmalıdır.

Çalışan-Yönetim ilişkilerinde kullanılan, sayısal olmayan ve karmaşık faktörlerin her çatışmayı oldukça özel, bireysel yaptığı ve daha önceden inşaa edilmiş formüllerin yerini , birçok durumda birebir özel yaklaşımlara bıraktığı dikkate alınmalıdır. İyi tasarımlanmış bir personel enformatik sistemi, çalışanların eğilimlerinin önceden belirlenmesine yardımcı olarak, onlarla daha iyi diyaloglar geliştirilmesine yardımcı olabilir.