Başarılı bir stratejik kontrol , işletmenin çeşitli fonksiyonlarının performansı ve standartlara uygunluğu ile ilgili geçerli, güncel ve güvenilir informasyon gerektirmektedir. Böyle bir enformasyonun eksikliği halinde, stratejik kontrol sürecinin firmayı amaçladığı başarı düzeyine tutarlı bir şekilde ulaştırması mümkün olmayacaktır. Güvenilir, zamanında ve geçerli informasyon stratejik kontrol sürecinin can damarıdır.

Bu güvenilir, geçerli ve zamanında enformasyonu toplamak için bütün organizasyonlar bir şekilde formal bir sistemi geliştirmek ve yürütmek durumundadır.

Bu tür sistemlere genel Olarak Management Information system (MIS) adı verilmektedir.

Bu sistemler özü itibarı ile Bilgisayar teknolojisine bağımlı değildir. Geleneksel muhasebe sistemleri de temel bilgi sistemleridir. Bilgisayar teknolojisindeki gelişmeler bu tür sistemlere güçlü bir altyapı kazandırarak uygulama potansiyellerini genişletmiştir. Bir yönetim bilgi sistemi genel olarak

Yöneticilerin strateji formülasyonu ve stratejik kontrol çalışmaları için bilgi sağlayan formal bir sistemdir. Bunların karmaşıklığı veya teknolojisi değil yöneticilere sistematik ve tutarlı bilgiler sağlayabilmesi önem taşır.

MIS TASARIMI İÇİN İLKELER

MIS projelerinin dikkatli tasarımı ve uygulanması özel bir önem taşır. Bu tasarım ve uygulama İşletmenin stratejileri ile tutarlı olduğu zaman bir MIS in değeri yükselir. Bundan başka aşağıdaki kurallara da özen gösterilirse bir MIS in başarısı daha da yüksek olur.

• MIS stratejik karalar alan ve uygulamalar yapan yöneticilere yardımcı olmalıdır.
• MIS stratejik yöneticiler ve MIS yöneticileri arasında yakın bir işbirliği içinde gerçekleştirilmelidir.
• MIS çıktıları stratejik karar vermeye en uygun formatlarda sunulmalı gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır.
• Bir MIS projesi için iyi bir başlangıç noktası işletmedeki mevcut bilgi sistemini ve bunun etkinliğini incelemektir.
• İyi bir MIS işletme ortamındaki iç ve dış değişimlere uyum sağlayacak şekilde esnek olmalıdır.

Stratejileri ile MIS lerini uyumlu hale getiren işletmelerin stratejik bir avantaj yakalayacakları açıktır. Bir stratejinin başarılı olama şansı, bu stratejinin ne ölçüde başarılı olduğuna dair bilgi sağlayabilecek bir MIS olması halinde daha yüksek olacaktır.

Yetersiz bir MIS yapısının göstergeleri

Stratejik kontrol sürecinin başarısı büyük ölçüde geçerli ve güvenilir örgütsel performans değerlerine bağlı olduğundan, yöneticiler sürekli olarak MIS yapılarının stratejik kontrol amaçları için yeterli düzeyde bilgi sağlayabildiğini test etmelidir. Böyle bir yetersizlik gözlendiğinde yöneticiler sistemdeki yetersizlikleri yok edecek önlemleri acil olarak almalıdırlar. Enformasyon sistemlerindeki boşlukların kapatılması bazı hallerde olağanüstü zor ve hatta olanaksız olabilmektedir.

MIS KURMA PROJESİ

Bütün bilgi işlem sistemleri, temel olarak gerekli bilgileri kayıt etme, onları bir şekilde düzenleme ve anlamlı sonuçları üretmek üzere geliştirilmişlerdir. Bu sonuçlara genel olarak enformasyon adı verilir. Bu enformasyon organizasyonun çeşitli kademelerindeki elemanlar tarafından eşitli aktiviteler ve karar vermeler için kaynak olarak kullanılır. Buna göre iş hayatındaki her firma bir çeşit management information systems doğal olarak sahip olmaktadır.

Bununla beraber management information systems çeşitli kişiler tarafından çeşitli açılardan görülmektedir. Bilgi işlem departmanı yöneticileri, yönetim tarafından ihtiyaç duyulan bilgilerin büyük bir çoğunluğunu sağladıklarını düşünmektedirler. Onlara göre yönetim ne istediğini tam söyleyebilse geriye kalanı da sağlamakta zorlukları olmayacaktır.

Yönetim danışmanları ve bilgisayar pazarlamacıları karmaşık bilgisayar temelli sistemler önermekte ve yöneticilerin bir tuşa basmakla bulmak veya bilmek istedikleri herhangi bir şeyi bulabileceklerini savunmaktadırlar. Birçok tepe yönetici ise geçmişte birtakım karmaşık yöntem ve donanımın hayalci ve ütopik propagandalarının kurban olmaları nedeniyle otomasyona mesafeli bakmakta ve eski dost, denenmiş ve güvenilir manuel sistemlerini tercih etmektedirler.

Management enformasyon sistemleri konusunda herhangi anlamlı bir tartışma önce bazı temel terim ve çerçeveler üzerinde anlaşmak ile başlayacaktır. MIS’ler hakkında çok çeşitli görüşler olması nedeni ile bu konunun tek bir tanımı bulunmamaktadır.

Hatta bu olguya isim veren tek bir terimde bulunmamaktadır. Birçok durumda “Toplam Enformasyon Sistemi”, ‘Toplam Yönetim Sistemi”, “Entegre Bilgi İşlem Sistemi”, Yönetim Kontrollü Enformasyon Sistemi” açılmaktadır.

MIS başlıca bir tanım olarak “insanların, bilgi işlem aygıtlarının, giriş / çıkış terminallerinin ve haberleşme olanaklarının bileşimi” şeklinde düşünülmektedir. Bu sistem işletmenin yöneticilerine ve personeline işlerin yürümesi ve yürütülmesi ile ilgili programlı raporlar sağlayacaktır.

MIS aynı zamanda işlemlerin teknik bir format çerçevesinde düzenli bir şekilde değerlendirilmesi olarak da yorumlanabilir. Çevreden veya işletme içinden input olarak alınan ham data standart işletmecilik raporları halinde formatlanır. Bu raporlar ise yönetime karar verme sürecinde kullanacakları gerekli informasyonu sağlar. Buna göre bir MIS, işletmenin kollektif ve otomatik kofrasını oluşturan bir şebekedir.

Şimdi bütün bu tanımların bir ortak faydaya sahip olduğu görülmektedir. Bu da bilgisayarın, karar verme sürecinde doğrudan rol almış olmasıdır. Hiçbir yönetici işletmesinin günlük işlemlerinin veya uzun dönem planlamaların gerektirdiği bütün bilgileri ve faktörleri hafızasında tutamaz.

Bilgisayarlı bir bilgi işlem sistemi ise faturalama, bordro, sipariş, stok kontrolü, bütçeleme gibi günlük ve periyodik uygulamaların sonuçlarını bir yan ürün olarak depolayacak ve böylece oluşan data bankası MIS’nin ana kaynağı olacaktır. Böylece oluşan büyük dosya demetleri, uygun raporlama düzenlemeleri ile yönetimi için enformasyon kaynaklarını oluşturacaklardır.

MIS BİLEŞENLERİ

İşletmenin MIS tanımları değişik olduğu gibi bundan beklentileri de çok değişik olabilmektedir. Bazıları bunu basit ve sınırlı, bazıları ise, karmaşık ve kapsamlı olarak düşünmektedir. Bazıları bunu mevcut bilgi işlem sistemleri ile gerçekleştirmek isterken , bazıları tamamen yeni bir organizasyon düşünmektedir. Bununla beraber her MIS, projenin amaçlarından ve kapsamından bağımsız olarak üç temel bileşene sahiptir.

1. Yönetimi dikkat edilmesi gereken konularda uyaran bir raporlama sistemi.
2. Donanım ve yazılım olarak bilgisayar temelli bir databankası
3. İşletmenin içinden ve dışından bilgi girişini gerçekleşecek bir terminaller şebekesi

Raporlama Sistemi

Raporlama sistemi (exception) ilkesine uyumlu olmalıdır. Sadece, önceden belirlenmiş standartlardan sapma gösteren gelişmeler üst yönetime rapor edilmelidir. Bu standartlar bir yönetim düzeyinden diğerine değişebilir. Buna göre muhasebe müdürünü alarma geçirecek gecikmiş alacakların düzeyi ile tepe yönetimi ilgilendiren gecikmiş alacakların düzeyi ve çözüm şekli farklı olacaktır.

Raporlama sistemi, uygun düzeyde yöneticilerin, dikkat ve ilgi gerektiren durumlarda sorgulama yapabilmesine de olanak sağlamalıdır. Sorgulama sistemi genel olarak uygun bir şekilde entegre edilmiş bir bilgisayar terminalidir. Böyle bir terminal gerekli olmamakla beraber MIS data bankasının yönetici açısından gören bazı terminallere sahip olmalıdır.

Databankası

Data bankası günlük operasyonel işlemler veya periyodik uygulamalar sonucunda sürekli olarak toplanır, düzenlenir ve ilgili kişilerin araştırma ve uygulamaları için gerekli şekilde raporlanır. Verilerin büyük bir çoğunluğu günlük operasyonel aktivitelerden kaynaklanır. Bu verilerin ilgili düzeyin yönetim için gerekli ayrıntıda olması gerekir. Şefler ve müdürler genel olarak bütün ayrıntılar ile ilgilenirler. Yönetimde daha üst kademelere yükseldikçe verilerin daha özet ve daha yoğunlaştırılmış olması gerekmektedir.

Bazılarının düşüncesi, enformasyon organizasyonun üst düzeylerine doğru çıkarken, raporlama prosedürlerinin bu özetlemeleri otomatik olarak yaptığıdır. Diğerlerinin düşüncesi ise, bu süreç içinde çok fazla enformasyon yok olduğu veya gerekli enformasyon tepe pozisyonlarına varıncaya kadar çok geç olduğu ve uygun karar ve politikaların oluşturulmasına yararlı olmadığı şeklindedir. Bu ikincil grubun görüşü tepe yönetimin, terminaller aracılığı ile data bankasını gerektiği şekilde sorgulama olanağı bulması gerektiği şeklindedir.

Şayet databankası, yönetimin karar vermek için ihtiyaç duyduğu bütün informasyonu taşıyacak ise burada işletmenin normal işlemleri ile içerden veya dışardan oluşacak olan enformasyon dışındaki verileri de bünyesinde toplamalıdır. Karar verme sürecinde gerekli olan bilginin büyük bir çoğunluğu yöneticinin kendisi tarafından toplanmaktadır. Bunlar toplantılar, konferanslar, gazeteler, dergiler ve hatta bazen dedikodulardır.

Bu tür dışsal enformasyonu kodlamak, formatlamak, birimlemek ve rutin enformasyon ile entegre etmek imkansız gibidir. Bu nedenle, MIS’lerin yan ve etkisi konusundaki farklı görüşler, bu tür bilgilerin de databone bünyesine alınması veya bunun yöneticinin kendi sentezine bırakması sorunundan kaynaklanmaktadır.

Server/Terminal Network'ü

Databankasının genişletilmesi ile artan girdi teminatı kavramı da ortaya çıkmaktadır. Data mümkün olduğunca yakın bir yerden girilmelidir. Bundan sonra programlar aracılığı ile işlenebilir ve raporlanabilir.

Şayet data hareketlerinin koyulmuş standartlar açısından bir anlamı varsa bunlar gerekli müdahaleler için raporlanabilir.

BAŞARILI BİR MIS İÇİN ŞARTLAR

Bütün örgütler ve işletmelerin sorunlarını çözecek tek bir MIS yapısı mevcut değildir. Buna karşılık bir MIS’nin verimli olarak çalışabilmesi için işletmenin yapısından, karmaşıklığından veya seçilen bilgisayar sisteminden bağımsız bazı temel kurallar bulunmaktadır. En önde gelen birkaç kural aşağıda özetlenmektedir.

• Sistemden yararlanacak olan her düzeydeki yöneticinin isteği, kararlılığı, katkısı ve inanması gerekmektedir. İnsanlar kendi yarattıkları düzen ve prosedürleri, başkaları tarafından yararlananlardan daha kolay kabul eder ve kullanırlar.
• Sistem bir çeşit erken uyarı sinyalleri verebilmelidir. Yönetim anlamlı değişimlerden bunlar oluşurken haberdar olmalıdır. Böylece bu değişimler kalıcı zararlı etkiler yapmadan bunları önlemek olanağı olmalıdır.
• Sistem esnek ve gelişmeye açık olmalıdır. Kayıt terminallerinin sayısı ve yeri, dosyalar içindeki yeri veri elementlerinin tipi, yapısı ve sayısı, raporların sıklığı ve kapsam istenildiğinde değişebilmelidir
• Sistem anlamlı sonuçları çabuk yürütebilmelidir. Bu genel olarak dönemsel check-up raporları veya sorgulamalara karşı formatlı reaksiyon anlamına gelmektedir. Bunlar geleneksel kronolojik muhasebe raporlarını elimine etmemekte sadece bunların yol gösterici raporlarla desteklenmesi gerektiğini göstermektedir.
• Sistemde bulunan data, işletmenin günlük işlemlerinden doğan iç ve dış verilerine ek olarak işletmenin yer aldığı dünyanın verilerini de kapsamalıdır.
• Bilgisayar kaynakları ve çıktıları üst bir düzeyde komolide edilmelidir. İşletmenin farklı bölümlerinde çalışan bilgisayar sistemlerinin mevcut bulunması halinde bunların fonksiyonlarını homojenleştirecek bir düzen geliştirebilmelidir.
  

İdeal bir MIS, iki önemli fonksiyon arasında uygun bir dengenin sağlanması ile elde edilir. Bilgisayarın en iyi yapacağı işlemleri bilgisayara bırakmak ve yöneticiyi sadece kendisinin yapabileceği alanlarda değerlendirmek. Her birinin diğerinin sahasına fazlaca girmesi sistemi zayıflatacaktır. Bu dengeyi ideal düzeyde sağlayan bir MIS yöneticiyi, insanların rakipsiz olduğu yorum ve değerlendirmeler için serbest bırakacaktır.

SORUNLAR VE DİRENMELER

Şayet bir Management Information System insan ve makinelerin ortaklaşa bir amaç için çalışmak üzere bu kadar mantıklı bir bileşimi ise, nasıl oluyor da bu güne kadar tam, etkin ve işlevsel bir MIS’den bahsedilmemektedir. Nasıl oluyor da workshop’larda, seminerlerde ve konferanslarda yüksekten uçan boş projeler henüz uygulamaya geçmedi?

Nasıl oluyor da çok sayıdaki bilgisayar donanımı sadece günlük işlerin yürümesi için çalışır durumda?

Nasıl oluyor da MIS kurma teşebbüsünde bulunması birçok firma yüzlerce ve binlerce    insan/sene harcadıktan sonra ortaya biraz veya hiçbir şey çıkmamış olmakta?

Burada birkaç neden verebiliriz.

• Bazı yöneticiler görünüşü son derece parlak fakat, başarı şansı düşük olan bir projenin sorumluluğunu yüklenmek istemiyorlar. Donanım ve yazılımla ilgili bazı firmaların büyük vaatlerine karşılık yaşadıkları hayal kırıklıkları bir çoğunun konuya doğal olarak temkinli yaklaşmasına yol açtı.
• Bir çok uygulama sadece finansal bilgi üzerinde yoğunlaştı. Geçmiş deneyimden kaynaklanan bu tür bilgi, geleceğe dönük aktif karar vermede sınırlı bir değere sahip.
• Yönetim ile bilgi işlem personeli arasında bir haberleşme uçurumu oluştu. Programcıların ve tasarımcıların kullandıkları bilgisayarca dili MIS’in potansiyel kullanıcılarının cesaretini yok etti.
• Sistemde izlenecek olan enformasyon yöneticiler yerine tasarımcılar tarafından belirlendi. Bunun kısmen nedeni yöneticilerin ne istediklerini dile getirmede isteksizliği veya yetersizliği oldu.
• Kurulan sistemler özel enformasyon taleplerine karşı veya değişen durumlara duyarsız ve katı olarak kuruldu.
• Manuel dolarak daha iyi çözümlenecek durumlar için bile bilgisayar uygulamaları geliştirildi.
• İşletmenin mevcut bilgi alanındaki yetersizlikler MIS gelişimini de engelledi. Özellikle aralarında işbirliği, ortaklaşa dil, standart prosedürler, oluşmamış bölümler arasındaki uyumsuzluklar MIS’e yansıdı.
• Bazı personel MIS’nin genel performansını değerlendirmede ve katkıda bulunmak üzere uzmanlık alanlarının etkisinden ve optiğinden kurtulamadı.
• Data birimlerinin isimlendirilmesinde standart oluşturulmadı. Böylece aynı data birimi beş farklı bölümde, beş farklı isme sahip oldu.
• Kullanıcılar direnç gösterdiler ve isteksiz davrandılar. Genel olarak kendilerine danışılmadığı ve sistemin gelişmesine katkıları olmadığı için, başarısı için de katkılarını esirgediler.
• Maliyetler genel olarak tahminleri büyük ölçüde aştı. Bazı projelerde ekipler gerçekten kullanılan veya kullanılabilir bir uygulama üretemeden dört yıl süren çalışmalar yaptılar.
• Bilgisayar imalatçıları temel donanım ve yazılım dışında bir MIS için destek vermediler. İmalatçının kapsamlı desteğince oluşmuş olan bazı kullanıcılar kendi sistemlerini geliştirmeye cesaret edemediler veya imkan bulamadılar.
• İşletme yapılarındaki ölçek ve karmaşıklığın büyümesi ara yönetim kademelerinde büyük bir artışa ve yönetim sorumluluklarında dağılmaya yol açtı. Çok kademeli bir yönetimin ihtiyaçlarına cevap verebilecek MIS tasarımı giderek güç ve karmaşık hale geldi.
• Yenilik heyecanı geçince bazı yöneticiler ofislerine bağlanan terminalleri kullanmaya özen göstermediler. Klavye kullanmayı kendi statü ve saygınlıklarını gölgeleyen bir sekreterlik görevi gibi gördüler. Bazı durumlarda enformasyon alacakları veya girecekleri rutinleri kavrayamadılar.

Her ne kadar iyi tasarımlanmamış, iyi çalışan ve kaliteli veri ile yüklenmiş olursa olsun, insanların kullanmak istemediği hiçbir sistem verimli olmayacaktır. Yukarıda belirtilen veya benzeri problem ve direnmeleri elimine etmeden tam anlamı ile bir MIS geliştirmeye olanak olmayacaktır.

BİR MIS TASARIMI YAKLAŞIMLARI

Bir MIS tasarımına üç yönden yaklaşılabilir.

3. İşletmede bilgi akışını analiz et, bunları entegre et ve bütün fonksiyonel gruplara açık hale getir.

Üçüncü yaklaşım genel olarak en etkin olanıdır. Birincisi işletmelerin özgün yapısını ihmal eder. İkincisi, işletmelerde kurulmuş olan düzeni doğrudan bilgi işleme aktarır, Üçüncüsü ise, alışının en önemli faktör olduğunu göz önünde bulundurarak temin sisteminin verimliliğini ve debisini arttırarak bir yaklaşım sağlar.

Bir MIS yaratılırken üç farklı düzeyde sistem tasarımı düşünülebilir. Bunların her biri MIS’in zihni oluşumuna çeşitli katkılar sağlamaktadır.

• Basit bilgi işlem sistemi. Burada birçok bağımsız tratransactiona dönük fonksiyonlar ile veri toplanır ve bunlar çeşitli raporlar olarak özetlenir.
• Entegre bilgi işlem sistemi. Burada data birimleri birbirleri ile ilişkilendirilerek fonksiyonel bağlantılar gerçekleştirilir ve daha anlamlı sonuçlar çıkmasına olanak sağlanır.
• Total Management Information Systemi. Burada ilk iki kademe gerçekleştirilir ve bunlar üzerinde karar destek sistemi, simulasyon, model kurma gibi özel yönetim teknikleri monte edilir.

BASİT BİLGİ İŞLEM SİSTEMİ

Tarihi olarak bilgi işlem çalışmalarının büyük bir çoğunluğu basit bilgi işlem sistemleri şeklinde kuruldu ve bu durum hala geçerliliğini sürdürmektedir. Basit sistem “uygulamalar” adı verilen birçok basit fonksiyonun bileşiminden oluşmaktadır.

Bunların çalışması ile oluşan transaksiyonlar bir şekilde sıralanır, tasnif edilir ve çeşitli kümülatif toplamlar ile rapor haline getirilir. Böyle bir sistemin çıktıları genel olarak çok sayfalı raporlar halindedir. Yüzlerce sayfa rapor içinde anlamlı bir sonuç bulmaya çalışan yönetici, sabırsızlanmakta ve görevi bir asistanına devretmektedir.

Buna göre sistem uygulamacıların işlemi kolaylaştırırken, yöneticilere büyük bir katkı sağlayamamaktadır. Ayrıca, aralarında gerekli fonksiyonel bağlantılar kurulamamış veriler yönetim kademelerinden yukarıya doğru çıkarken özetlenerek ve yeniden değerlenerek giderek, etkilerini yitirmektedir.

Basit sistemin buna karşılık yarattığı avantajlar, düşük başlangıç maliyeti, düşük işletme maliyeti, ihtiyaçların belirlenmesinde ve uyarlanmasında kolaylık, dar bir uygulama aralığı ve yönetim politikasından bağımsız olan aktivitelerin ayıklanması olarak özetlenebilir.

Buna karşılık çok önemli bir dezavantajı bulunmaktadır. Basit sistem hiçbir zaman bir entegre sistem haline gelişemez. Bunun için tamamen yeni bir sistemin tasarımlanması gerekmektedir.

ENTEGRE BİLGİ İŞLEM SİSTEMİ

Bilgisayarların büyüyen hafıza kapasiteleri, artan hızları ve gelişen database yazılımları sayesinde artık çeşitli bilgi işlem uygulamalarını entegre bir sistem halinde tasarımlamak mümkün olmaktadır. Böylece bir sistem kavramı ortaya çıkmaktadır.

Burada transaksiyonlar yalnızca tasniflenmez fakat diğer transaksiyonlar cinsinden yeniden değerlendirilebilir. Dosya kayıttan farklı kriterler cinsinden yeniden dökümlenebilir. Buna göre Pazar araştırması sonuçları üretim planlamasına bu stok kontrolüne bu finansmana ve personel planlamasına bağlanabilir.

Entegre bir bilgi işlem sistemi kurulmasının ana problemi maliyetidir. Burada artık bölümler kendi sistemlerini kurup kendi işlerini göremezler. Sistemin bütün işletmeyi kapsaması gerekmektedir. Bölümsel farklılıklar sınırlıdır. Büyük disk kapasiteleri, çok sayıda kayıt terminali, uzman programcı ve kullanıcılar maliyeti yükseltmektedirler. Fakat iyi bir tasarım uyarlama ile kurulan bir entegre bilgi işlem sistemi büyük ölçekli örgütlere özel yararlar sağlamaktadır.

TOTAL MANAGEMENT ENFORMASYON SİSTEMİ

Total MIS, karar verme sürecini destekleyen olanaklara sahip bir entegre bilgi işlem sistemidir. Basit sistem transaksiyonlardan doğan verileri bir düzene koyarken, entegre sistem bunların anlamlı bir bütün olarak çeşitli formlarda organize olmasını sağlamaktadır.

Total MIS ise buna karar verme sürecinde kullanılabilecek yordamları ve teknikleri eklemektedir. MIS sadece kronolojik verilerin analizini değil fakat alternatif politikaların ve bunların sonuçlarının değerlendirilebilmesini de sağlamalıdır. İyi tasarımlanmış bir MIS, tepe yönetiminin anlamlı olabileceğini düşünmediği bazı fonksiyonel ilişkileri ortaya koyabilir.

Çıktılar en uygun şekilde tasarımlanarak uygun zamanda ve uygun yönetim düzeyindeki karar vericilere ulaşabilir. Böylece karar verici kendisi için gerekli detaya hükmederek etkin sonuçların alınmasını sağlayabilir. Buradan görülebileceği gibi MIS yalnızca tepe yönetimin değil, ara yönetimin de sağlıklı ve başarılı bir şekilde gelişmesinde olanak sağlamaktadır.

ÖNEMLİ NOKTALAR

Verilerin kaynağına özel bir özen göstermek gerekmektedir. Tekrarları önlemek ve hataları elimize almak için her kayıt bir noktadan girilmelidir. Dosya ve kayıt büyüklükleri olabildiğince küçük seçilmelidir. Raporlar konsalide edilmeli ve gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır. Büyük bir MIS’i ufak alt sistemlere ayrıştırmak, sürecin kontrolüne olanak sağlar, modüllerin geliştirilmesini ekibe dağıtır ve sistemin geliştikçe uygulamaya geçmesine olanak sağlar.

Tasarımın bir enformasyona verdiği önemi, onu kullanacak olan departman yöneticisinin önemi ile alakalandırmakta dikkatli olunmalıdır. Sistem gerçekçi olmalı ve işletmedeki iktidar dağılımını olduğu gibi yansıtabilmelidir.

Yönetici takımın katılımına özel bir önem verilmelidir. Bir enformasyon sistemi, onun gerektiğine karar veren insanların ihtiyaçlarına cevap vermelidir. Kurulacak olan sistemin başarısı, programı yazanların veya kullanıcı sekreteryanın değil, sipariş veren yönetici kadronun sonuçlardan memnun kalmasıyla gerçekleştirecektir. Burada tutarsız, irrasyonel isteklere karşı, güvenilir ve etkin bir MIS yaratmak için tasarımcılara büyük görevler düşmektedir.

Sistem tasarımında ekonomi, güvenlik, ergonomi, pedagoji, yararlılık, modülerlik, kolay kullanım arasındaki ilişki ve çelişkiler özenle bir senteze ulaştırılmalıdır. Şartnamelerde gerekli olandan daha fazlasını oluşturmaya çalışmak ekonomik olmayacaktır.

Güvenilirlilik, hem donanım hem de yazılım olanaklarını göz önünde bulundurmakla sağlanabilir.

Yararlılık, uygun raporların uygun zamanlarda uygun kişilere ulaşmasının sağlanması ile mümkün olacaktır. Benzer şekilde yöneticilerin sistemde sorgulama yapabileceği ve sonuçları onlara uygun formatlarda görebileceği terminallerin tasarımda yararlılığı arttıracaktır.

Modülerlik, sistemin işletme ile birlikte yapısal bir gelişme ve genişleme yaşamasına olanak sağlamaktadır.

Sınırlı sayıda fonksiyon ve kategoriden oluşan bir sistemi tasarımlamak daha büyük bir sistemden daha kolaydır. Fakat sınırlı bir MIS bile uzun bir tasarım ve deneme süresi gerektirir. Bu nedenle bunların geliştirilmesinde özellikle bu amaca uygun üretilmiş 4. Kuşak database dilleri gerekmektedir.

KULLANIM SORUNLARI

On-line kullanıma açık bir network olarak kullanılan MIS’de bazı sorunlar gözlenebilmektedir.

Bir sorgulama sırasında ortaya ne kadar bilgi çıkacağı önceden belirlenememektedir. Buna göre bir terminal bir sorgulanma sonucunda yüzlerce sayfa print-out veya bir dosya şeklinde olmayacağını önceden belirlemek yararlı olabilir. Oluşturulan sonuç dosyası bir başka terminale gönderilerek ekran formu veya print-out olarak olunabilir.

İkinci problem On-Line terminallerin sayısını belirlemektir. Sistemi maksimum sayıdaki kullanıcıya açmak arzu edilebilir, fakat kullanıcı sayısının artması sistemde darboğazlar yaratacak ve bazı kullanıcılar kaçınılmaz olarak terminal başında beklemek durumunda kalacaklardır. Bekleme süresi arttıkça kullanıcının sistemi kullanma isteği azalacaktır. Bir süre sonra işlem bekleyen kuyruklar azalacak fakat bunun anlamı talep olmadığı değil talebin sitemi kullanmaktan vazgeçmesi olacaktır.

Uygun çevre birimleri seçilememesi halinde sisteme sorgulamalar ve çıktılar verimli bir hızda yapılamayacaktır. Özellikle data disklerinin kapasitesi ve erişim hızı, sistemin genel performansını etkilemektedir. Printer hızları ile Print-Out sürelerini ve beklemeleri etkiler.

Bir enformasyon sistemi geliştirmenin uygun yolu, onu dilimler halinde gerçekleştirmektir. Rutin uygulamalara öncelik verilirse günlük işlemler düzgün bir şekilde yürürlüğe girer ve projenin başarısına güveni arttırır. Bir uygulama tarafından üretilen veriler, daha sonraki bir üst uygulamanın girdisini oluştururlar.

Bu sürece devam ederek yönetimin beklentilerine uygun bir MIS ortaya konabilir Bir uygulama serisi birbiri ile ilişkilendirilerek bir entegre sistem yaratılabilir. Meydana gelen database üzerinde sorgulama ve analiz yapma olanakları veren algaritmalar geliştirilebilir. Bazı tahmin yöntemleri geliştirilerek gerçek uygulamalar ve tahminler arasındaki sapmaları indirgeyecek tasarım şekli belirlenebilir

Bu süreç sonunda yönetimin amaçlarına uygun bir MIS giderek ortaya çıkar.

Acaba tam bir MIS gerçekleştirilebilir mi?

Yöneticilere karar vermeleri için gerekli her şeyi sağlayan bir MIS oluşturmak mümkün mü?

Hayal gücü, önyargı, irade, sezgi, inatçılık gibi otomasyona giremeyecek insan özelliklerini gereksiz sayabilir miyiz?

Bunların şimdiki cevabı HAYIR’dır. Bir makine makine, insan ise insandır. Her birinin yeri ve önemi bulunmaktadır. Her birinin gücü ve zaafları bulunmaktadır. Verimli sistem, makinenin hız ve güvenliliğinden yararlanarak insanın kendi gücü alanına giren konulara konsantre olmasını sağlayarak elde edilecektir. Bu iş bölümü giderek bir şekil almaktadır. 2000 li yıllarda insan yöneticiler tarafından gerçekleştirilen kontrol giderek bilgisayarlara geçecek fakat stratejik ve taktik kararlar daima insanlar tarafından verilecektir.