KÜÇÜK İŞLETMELERİN ÖZELLİKLERİ

Küçük ve orta boy işletme (KOBİ) tanımı, işletmenin faaliyetlerinin tabiatına göre çeşitlenir. Genellikle bir ticari kuruluşu küçük olarak niteleyen kriterler, sınırlı sayıdaki işçi sayısı veya satışlarının parasal değeridir. Sanayi işletmeleri, sermaye yatırımı seviyesi ve/veya maksimum enerji ihtiyacı temeline göre sınıflandırılırlar. Diğer küçük işletmeler bunların çeşitli kombinasyonlarını ve diğer faktörleri, faaliyet tanımı olarak kullanırlar. Mamafih birçok tartışma ve konu ile ilgili yazıda, küçük işletmelerden genel ve fonksiyonel yönetimin bir kişinin veya en fazla iki üç kişinin elinde olduğu ve bu kişinin işletmedeki bütün önemli kararları alan kişi olduğu şeklinde bahsedilir.

Enformatik Uzmanı, küçük işletmeleri büyüklerinden ayıran faktörlerin farkında olmalıdır. Öncelikle küçük işletmeler normal olarak, bir şahıs yada aile tasarrufları tarafından finanse edilirler ve oluşum sürecinde dış finans kaynaklarına sınırlı ölçüde başvururlar. İkinci olarak, yöneticinin bütün iş yerindeki personelle sıkı bir ilişkisi vardır. Üçüncü olarak, işletme sınırlı bir coğrafi alanda faaliyet gösterir. Bu faktörler, uzmanlık işlemlerini oldukça fazla etkilerler.

Bütün bu özelliklere ilaveten sektörün karşı karşıya olduğu ve uzmanın iyi bilmesi gereken özel fırsatlar ve sorunlar vardır.

Küçük işletmeler doğal pazarlarında, sınırlı talepler doldurma yeteneğini de içeren belirgin avantajlara sahiptirler. Bunlar emek yoğun eğilim, yüksek kabiliyet isteyen iş,  özel talep ve şartlara hızlı uyum gösterebilme esnekliğidir.

Küçük bir işletmede baş gösterebilecek muhtemel sorunlar, hem genel hemde özeldir. Genel yapıdaki sorunlar yasal düzenlemeyi gerektirir, kredi ve giriş müsaadesi uygun teknik ve yönetsel yardımın eksikliği v.s. gibi

KOBİ'LERİN ÜSTÜNLÜKLERİ

Aslında sağlıklı bir yapıya sahip küçük ve orta ölçekli işletmeler, her ekonomi için vazgeçilmez unsurdur. Bu işletmelerin özellikle büyük işletmeler karşısındaki kuvvetli ve zayıf yanlarını ve sonuçta ülke ekonomisi için yararları şöylece sıralayabiliriz.

Tüketici Tercihlerine Daha Esnek Bir Yaklaşım

Tüketici yada müşteriye daha yakın olma ve daha yoğun biçimde müşteriye yönelik olarak çalışan küçük ve orta boy firmalar, bu tercihleri hemen algılayıp üretim süreci de gerekli değişiklikleri hızla yaparak karşılamaya çalışırlar. Çevresel koşullardaki değişikliklere olan tepki ve esneklik dereceleri büyük ölçekli firmalara göre daha yüksektir.

Yeniliklere Daha Yatkın Olunması

Büyük ölçekli firmalara göre küçük ve orta ölçekli firmaların her düzeyde tepe yönetimye yakın olmaları, onların tepe yönetim sorunlarını daha kolay anlamalarına ve buna bağlı olarak hemen pazarlanabilir, teknik yeniliklerde bulunabilmelerine yol açar.

Teknik Yeniliklerde Daha Fazla Verimlilik

Küçük ve orta ölçekli işletmeler, aynı mali harcama ile büyük işletmelere oranla daha fazla teknik yeniliklerde bulunabilmektedir. Her bakımdan büyük ölçekli işletmelerin tamamlayıcısı ve yardımcısı olabilen küçük ve orta ölçekli firmalar teknik alandaki düşünce ve uygulamaları, ilk defa ortaya koyarak bunları daha da geliştirmek ve işlemek üzere büyük ölçekli işletmelere sunabilmektedir.

Çalışanlarla Daha Yakın ilişki

Büyük ölçekli işletmelere oranla orta ve küçük ölçekli işletmelerin sahip ve / veya yöneticileri, işyerinde işveren-işgören ayırımı yapmadan, çalışanıyla yakın ilişki içinde bulunmakta, çift yönlü iletişim sağlanmakta, aile duygusu ve birbirine karşılıklı güven gelişmekte, kararların genelde birlikte alınıp ortak hareket edilmesi, çalışmaların motive olmalarına ve firma ile özdeşmelerine yolaçar. İlişkilerdeki bu yakınlık sonuç olarak, kalite ve verimliliği yükseltmektedir.

Ferdi Tasarrufların Teşvik Edilmesi

Büyük ölçekli firmalara oranla, küçük ve orta ölçekli firmaların kaynak temininde yabancı kaynak yerine öz sermayeye başvurmaları ve işlerini büyütmeleri için öz sermayelerini artırma durumunda kalmaları, bu firmaların üretim sonucu elde edilen net karlarında tüketim yerine yatırım harcamalarına gitmelerine yol açmaktadır.

Daha Yüksek Oranda İstihdama Katkı

Küçük ve orta boy işletmelerde bir kişi istihdam etmek için gerekli olan yatırım harcaması, büyük firmalara oranla 1/3 kadar daha az olduğundan, küçük ve orta boy işletmelerin desteklemesi ayrıı zamanda ülkedeki işsizliğin azaltılması anlamına gelmektedir.

Büyük Firmaların Tamamlayıcısı Olmak

Günümüz ekonomik hayatının temel gerçeklerinden biri de hiç kuşkusuz küçük, büyük farkı gözetmeden tüm firmalar arasındaki bağımlılıktır. Çoğu ülkelerde birçok küçük ve orta boy firma büyük boy firmaların yan sanayicisi yada taçaronu durumundadır.

Rekabetin Tescil Edilmesi

Mal ve Hizmet piyasalarında küçük ve orta boy firmaların sayısının artması, büyük boy firmaların piyasa paylarının ve güçlerinin azalmasına ve burada da rekabetinı yoğunlaşmasına yolaçmaktadır. Rekabetin yoğunlaşmasıyla da kalite ve verimlilik yükselmekte, teknik yenilikler hızlanmakta, kaynaklar etkin kullanılmakta, özgürlükler artmaktadır.

KOBİ'LERİN YETERSİZLİKLERİ

Belli başlıkları yukarıda sıralanan küçük ve orta boy firmaların kuvvetli yönlerine karşılık, bu firmaların kendi bünyelerinden kaynaklanan yapısal nitelikte zayıf yönleri de bulunmaktadır. Önemli zayıf yönleri şöylece sıralayabiliriz:

Finansman

Küçük ve orta boy firmaların sermaye yapısı aslında büyük firmalarınkine oranla sağlıksız değildir. Ne var ki çoklukla kendi öz kaynakları teminat vermeye yetmediği ve bu bakımdan kaynak verenlere yeterli kaynak sağlamadığı için, gerek sermaye piyasasından gerekse bankalardan dış kaynak bulmaları oldukça sınırlı düzeyde olmaktadır. Ayrıca bu firmaların yatırım harcamalarına özellikle de, teknik gelişme harcamalarına sürekli olarak değil de belli aralıklarda bulunmaları karşısında, belli bir fona sahip olmamaları da etkinliklerini azaltmaktadır.

Yönetim ve Organizasyon

Sürekli değişen piyasa koşulları ve teknolojiler karşısında gerekli olan teknik ve mesleki bilgiye sahip ve/ veya yöneticilerin yeterli ölçüde sahip bulunmamaları yada yetişememeleri doğru karar vermelerini güçleştirmektedir. Firma sahip ve/veya yöneticilerine piyasa verilerinin doğru hızla akıcı ve zamanında ulaşması çoğu zaman mümkün olmamakta, hatta bazı küçük ve orta boy firma sahipleri iyi değerlendirildiği taktirde bilginin önemli bir girdi olabileceğini kavrayamamaktadır.

Pazarlama

Küçük ve orta boy firma sahipleri genellikle teknik ve mesleki bilgi ve beceriye sahip oldukları kadar, ticari ve pazarlama bilgisine sahip değildirler. Günümüzde pazarlama faaliyetinin; tüketici istek ve gereksinimlerini sürekli olarak araştırılıp yerine getirilmesi temeline yenilik olduğu ve bu temelin üretim finansman yönetim hatta muhasebe gibi diğer işletme fonksiyonlarını da yönlendirmesi gerektiğini kavrayamayan, birçok küçük ve orta boy firma piyasadan çekilmek zorunda kalmaktadır.

Üretim

Yabancı kaynak sağlanmasındaki güçlükler yanında öz sermayeninde arzulanan iş hacmine göre yetersiz kalması, küçük ve orta boy firmaların piyasa kredisi ile yüksek fiyatla girdi temin etmelerine, dolayısıyla üretim maliyetlerinin yüksek olmasına yol açılmaktadır.

Enflasyonun yüksek olduğu dönemlerde, yeterli ham ve yardımcı madde stoğu yaparak istenilen üretim hacmini gerçekleştirip yüksek satış gelirine ulaşamayan küçük ve orta boy firmalar güçlerini giderek yitirebilmektedirler.

Öte yandan içinde bulundukları finansal zorluklar nedeniyle de, modern makina parkına sahip olmamaları, kalifiye eleman ve alt yapı yetersizliği gibi nedenler üretimin kaliteli ve verimli yapılmasını engellemektedir.

Personel

Küçük ve orta boy firmalarda belli başlı işletme fonksiyonları için, uzman personelin olmayışı personel alımında firma sahibinin cimri davranması, firma faaliyetlerinin yetersiz kalmasına neden olmaktadır.

İşyerinde çalışanların genel olarak her işi yapması, bazen yeni ürün ve teknolojiler karşısında mevcut personelin bilgi seviyesinin yetersiz kalmasına yol açmakta ve bu açığın giderilmesi için personelin eğitimine ağırlık verilmesi, çoğu kez küçük ve orta boy firmaların olanaklarını aşabilmektedir.

Muhasebe ve Hesap İşleri

Finansman, üretim, pazarlama gibi temel işletme fonksiyonlarının dengeli ve eksiksiz yerine getirilebilmesi bu firmaların sağlıklı muhasebe ve hesap işleri sistemine sahip olmalarına bağlıdır. Ancak küçük ve orta boy firmalar bu konuyu ihmal etmekte muhasebe sistemine, devlete karşı olan yükümlülüğün yerine getirilmesi gözü ile bakmaktadırlar. Muhasebe verilerinin incelenip ilgili firma için değerlendirilmesi yapılmamakta, muhasebe ile ilgili vergi ve diğer mevzuatlar yeterince izlenmediğinden, hatalar yapılmakta, piyasa değişikliklerinin gerisinde kalınmaktadır .

Teknoloji ve Bilgi Akımı

Büyük firmalara oranla bu firmaların müşteriye yada tüketiciye daha yakın olmaları nedeniyle, onların sorunlarını keşfedip teknik yeniliklerde bulunma potansiyeli daha yüksektir. Ancak bu potansiyelin harekete geçirilmesi için hızlı, doğru, açık ve zamanında gelebilmeleri diğer yandan da bu veriler işlenip firma için değerlendirilmelidir. Oysa uygulamaya bakıldığında birçok küçük ve orta boy firma için sözkonusu bilgilerin yeterli ölçüde ve zamanında sağlanamaması yanında piyasa verilerindeki değişikliklere karşı tepki ve esneklik derecesinin düşük olduğu bilginin, önemli bir üretim girdisi olarak değeri olarak değerlendirilmediği görülmektedir.

İşletme seviyesindeki sorunların her an ortaya çıkması gerekli değildir, fakat uzman küçük işletmelerdeki sorunların işletmenin yükünü taşıyan kişiye, büyük bir şirketin sorunlarının o şirketin genel müdürüne göründüğünden daha ürkünç görünebileceğini bilerek bu muhtemel sorunları sürekli gözönünde bulundurmalıdır.

Bir yönetim enformatiği uzmanı diğer kişilere göre aşağıdaki sorunların farkında olmalıdır.

• Büyük ve iyi organize olmuş işletmeler hem iyi çizgide bir yönetim ve hemde uzman bir kadro için çalışabilirlerken, küçük işletme yöneticisi şirketin politikası ve faaliyet sorunları ile aynı anda ilgilenen ve bu sorunları personel dezavantajı ve kısıtlamalarına rağmen karşılayan görevli olarak izole edilmiş bir bireydir.

• Küçük işletme yöneticisi; sık sık uygun olmayan yada en iyi ihtimalle minimum sayısal veri ile çalışır, faaliyet maliyetlerinden tasarruf etmek için bilgilendirme sistemlerini uygulamaya çalışır. Piyasada beliren bir zayıflık, işletmeyi bir büyüme sürecine taşıyabilir. Profesyonel yatırımlar nadiren yeni küçük işletmelerden etkilenirler ve bu yüzden yöneticinin başlangıç seviyesini arttırma kabiliyeti sınırlı kalmaktadır. Bu sorun çokça olduğu gibi, işletme faaliyetine devam etmede zorluklarla karşılaştığında ve yönetici bu

• Kriz durumunu atlatmak için ek finansman teşebbüsünde bulunduğu zaman belirginleşir.

• Düşük borçlanma kapasitesi ile aynı anlama gelen bu sınırlı finansal kaynaklar sorununun sonucu olarak, küçük işletmeler ekonomik inişlere ve durgunluklara karşı savunmasızdırlar.

• Hızla değişme ve adapte olma küçük işletmelerin yapısında olan bir yetenek olmasına rağmen bu özellik, hızla değişim gerektiren bir fırsat aniden ortaya çıktığı zaman geçerli olmayabilir, çünkü yönetici süregelen faaliyetin sorunlarıyla fazlasıyla dolu olabilir ve geleceği düşünme kanununda kötü bir konumda yakalanmış olabilir.

• İşletmenin işleyişi, personel eğitimi ve gelişimi konusundaki fırsatları değerlendirmesini engeller, bu da işletmedeki insan kaynakları potansiyelinin, tamamen realize edilmesi sonucunu doğurur.

• Yönetici, kendisi için en avantajlı olacak, hükümet düzenlemelerini, faaliyetlerini, imtiyazlarını her zaman anlayıp yorumlamayabilir.

ENFORMATİĞİN KOBİ'LERİN GELİŞMESİNDE ROLÜ

Küçük işletmelerde enformatik uygulamaları, yönetimin tüm spektrumunu kapsar ve uzmandan özelden çok genelci olması istenir. Yönetim ilkeleri ve küçük işletmelerin gelişiminde kritik noktalar alanında profesyonel eğitim ve deneyim bu projelerin başarısında önem taşımaktadır. Birincil önem, işletmenin fonksiyonlarının etkileşiminin bilgisidir. Çünkü bir fonksiyondaki değişikliğin, diğer fonksiyonlar üzerinde anında geri tepme yapmadığı durumlar nadirdir. Bundan başka uzmanın mevcut küçük işletmelerin gelişme uygulamaları için kavramsal temel sağlayan, çeşitli gelişme yaklaşımlarına aşina olması gereklidir.

Küçük işletmeler için enformatik uzmanlığında, başarılı bir kariyer yapmak için yetenek ve sanatın kombinasyonunun yanı sıra, temel ilkelerde uzmanlıkta gereklidir. Küçük bir işletmenin yöneticisine danışmanlık yaparken önemli olan, kaynakların %30 u ile sorunların %80 ini özebilme becerisini (PARETO) yaklaşımı yöneticilere aktarabilmek ve uygulatabilmektir. Bu yaklaşım zamanı ve kaynakları kıt KOBİ lerde sonuçların daha hızlı ve verimli alınabilmesine olanak sağlar.

Yöneticilerin ve çalışanların eğitimi de gerekmektedir

Gözlemlere göre enformatik uzmanları finans, satış, üretim, satınalma v.s. gibi belirli problemlere bir bütün içinde ve teknolojiye dayanan tekniklerle pratik çözümler sağlamayı ümit ederken, asıl görevinin yöneticinin ve işletmenin yönetimine katkısı olan diğer insanların bunlardan yararlanmak üzere geliştirilmeleri ve eğitilmeleri sorunudur. Enformatik uzmanları bir çok durumda iyi organize edilmemiş bir yapı ve iyi tanımlanmamış fonksiyonlardan oluşan bir işletmeye teknoloji götürme durumundadır.  Bu durumda   muhasebeden, kadro eğitimine kadar zevksiz işlerin tamamlanması için gerek yöneticilerin, gerekse çalışanların cesaretlendirilmesi ve motive edilmesi gerekebilmektedir.

Büyük işletmeler için gerekli ve yararlı olan rutin raporların, bu küçük işletmeler koşulunda uygulanmadığını söylemek belki de gereksiz olacaktır. Buralarda yazılan raporlar kısa basit ve mutlak bir minimumla sınırlanmış olmalıdır. uzman, KOBİ yöneticilerinin iyi eğitim görmüş, yada iş için gerekli bütün yönetme kabiliyetine sahip olması gerekmediğini de unutmamalıdır. Bunun ötesinde, aşikar yetersizliklerin tedavisine yardımcı olacak eğitim imkanları hemen hemen hiç yoktur. Bu nedenle, tepe yönetimi etkilemek için profesyonel bir hava yaratmak ve uzmanlığı vurgulamaktansa, ikna edici ve motive edici diplomatik bir yaklaşım uygulamak en etkili yoldur.

Küçük bir işletmede görev üstlenirken, veri yokluğu en büyük engeldir. Genellikle bilginin tek kaynağı her zaman çok meşgul olan yöneticidir. Aradığı adamdan istediği bilgileri alması ve bunları enformatik bir sistem dönüştürmesi, uzmanın marifetli, inatçı, sebatlı ve ısrarcı olmasına bağlıdır.

Küçük bir işletmenin sahibi veya yöneticisi bu hizmetleri nasıl ve ne zaman kullanacağı konusunda karar vermeyi zor bulabilir. Yöneticinin belli bir hizmet karşılığında para alan teknisyenlerden direkt olarak bazı tavsiyeler alması mümkün olmakla beraber, geniş anlamda bir yönetim uzmanı bütün hizmetler için, tavsiyelerde bulunabilme ve öncelikle enformatik hizmetlerin kabul edilebilir maliyetleri üzerinde yöneticiye tavsiyede bulunabilmelidir.

Bir Enformatik Altyapısının Kurulması

İyi bir işletme yöneticisi genellikle hızla birçok fikir üretebilme yeteneğine sahiptir. Enformatik uzmanı bunu teşvik etmeli, iki ana sebepten dolayı tepe yönetime sayısal verileri sağlayarak yardımcı olmalıdır.

Birincisi alternatifler arasında mantıklı bir seçim yapmasına yardımcı olmak için, ikincisi yönetici projeye başladıktan sonra aklına gelebilecek rahatsız edici düşüncelere karşı destekleyici bir kanıt olarak kullanmak içindir. Burada uzmanlığın yararı ve önemi işletmeyi doğrudan kendi ihtiyaçlarına dönük çözümlere yöneltmek, kaynak ve enrjiyi fantezi teknolojilere harcamamaktır. Bir enformatik uzmanını belirleyebn esas özellik, teknoloji alanında neyin temel ve stratejik, neyin ise anlamsız fantezi olduğunu ayırabilme kapasitesidir.

Özellikle ilk aşamalarda eksiklikler ve hatalar olacaktır; bu genel öğrenme projeninin bir parçasıdır. Uzmanın görevi, ilk aşamalarda kullanıcılar tarafından yapılabilecek hataları minimize etmektir. Enformatik projelerinde başlangıç aşamasındaki aksilikler kullanıcıları demoralize ederek kolyaca aşılabilecek sorunları karmaşık hale getirmektedir. Bu aşamayı başarı ile geçmek önemli bir uzmanlık yeteneğidir.

Enformatik uzmanı tepe yönetimi, almaya gücü olduğu durumlarda ,  bağlangıçtan itibaren bazı fonksiyonel uzmanların hizmetlerini kullanmaya teşvik etmelidir. Çünkü , işletme büyüdükçe onlarda işletmenin tarihine, uygulamalarırıa ve sonuçlarına daha aşina olacaklar ve böylece kuruluşun gelişme aşamasında fonksiyonların entegrasyonuna anlamlı bir şekilde yardımcı olabileceklerdir.

Gerçeğe değinmek gerekirse, bir küçük işletmenin enformatik uzmanlığı bir fonksiyonel birikim ve ustalık ta gerektirmektedir. KOBİ'lerde en önemli olaylar, hem oluşum sermayesinin ve daha sonradan gelir ve giderleri kontrolü açısından oldukça zor olan, finansal konular çevresinde dönmektedir. Bu faaliyetlerde genişl bilgi ve tecrübe kazanmamış bir küçük işletme enformatik uzmanı, tepe yönetim için bir tehlikedir ve bu kişi kelimenin tam anlamı ile mesleki ehliyeti olduğunu iddia edemez.

Gelişmiş girişimler enformatik uzmanlığı için de gelişmiş potansiyeller sunarlar. Burada başlangıç için güçlü teknolojik altaypılar kurmak veya mevcut altyapıları gelişmiş olanlarla daha sorunsuz olarak değiştirmek mümkündür. Tepe yöneticiyi yüzdelerle oynamaya teşvik etmeli ve onu uygun kritik alanlara konsantre etmelidir. Teşebbüsün bir olgunlaşma süresi boyunca günden güne faaliyet sorunlarının içine dalan yönetici, çoğunlukla sürekli gelişme ve yaşayabilme için gerekli olan orta ve uzun vadeli planlamaya yeterli önemi vermez. Uzman, onu gerçeği yansıtan sayılara bakması konusunda teşvik ederek yardımcı olabilir. Örneğin fon akışı tablolarını, bilançoları, cari hesapları, bütçe hareketlerini ve stok durumlarını enformatik bir anlayışla sürekli olarak izlemek bir kuruluşa bir çok ufuklar açabilir. Gerçekte enformatik yönetim ie pragmatik yönetim arasındaki fark, yöneticilerin bu tür bir izleme olanağına enformatik olarak sahip olabilmeleridir.

Başarılı yöneticinin bir belirgin özelliği, hepsinin son derece iyi organize edilmiş olmalarıdır. Bu gerçek yönetimin geliştirilmesinde teşvik edilmelidir. Bu sistemler sunmayı, yöneticileri yönetim konuları üzerine okumaya teşvik etmeyi, tahminlerin bütçe ve kontrollerin üzerinde durmayı gerektirir. Yöneticilerin enformatik yardımı ile sisteme daha yakından ve etkin bir şekilde hakim olabilmeleri onlara yeni projelere eğilme ve yeni beceriler edinme konusunda imkanlar sağlayacaktır.