İşletmelerin tpe yönetimlerince uygulanan karar ve kontrol süreçleri güvenilir bir bilgi sistemi altyapısına dayanmalıdır. Geçmişte bu bilgi sistemi fonksiyonunu muhasebe ve finans departmaları üstlenmiş durumdaydı. Günümüzde ise enformasyon teknolojisi bütün fonksiyonları on-line olarak entegre ederek daha güvenilir ve etkili bir enformasyon altyapısı sağlamaktadır.

Bilgi sistemlerinde enformatik uzmanlığı, enformatiğe dayalı yönetim sistemlerinin oluşturulmasında çekirdek alandır. Enformasyon teknolojilerine profesyonel bir şekilde hükmetmeden, bu teknolojilere dayanan yönetim sistemleri kurulamaz. Bilgi sistemlerinde enformatik üç alanda incelenecektir. Bunlar; Bilgi Sistemleri için uygun teknoloji seçmek, Kurmak, çalıştırmak, bakmak ve Veri Tabanlarını Yönetmektir.

Hiçbir bilgi sistemi, yalnız başına bir son değildir. Deneyimli uzmanlar bunun farkındadırlar. Bu pratik durumlarda, açık olarak ortaya çıkar ve daha özel sorulara cevaplar gerektirir.

Bu problem ortaya çıktığında, uzmanların gerekli bilgi sistemini saptamak için değişik yönetim hareketleri ile bilgi arasındaki ilişkileri test etmek gerekmektedir.

uzmanların müdahalesini gerektiren durumlarda;

• Amaca ulaşmak için var olan bilgilerin ortaya çıkarılması

• Karar sistemine daha detaylı bir şekilde bakmak ve daha fazla zaman

• Problemlerin daha detaylı analiz edilmesi, bilgisayara bağımlı sistemlerin gelişmesine ve problemlerin bilgisayar kaynakları ile çözülmesine neden olmaktadır.

Kuruluş bünyesinde geliştirilmiş olan entegre bilgi sistemi genellikle

• Üretim

• Endüstriyel

• Kalite

• Mali işler

• Personel

• Araştırma-Geliştirme Bölümü

alt sistemlerinin entegrasyonu ile oluşmaktadır. Bu alt sistemleri oluşturan bilgiler, kaynaktaki kullanıcı sorumluluğunda gerekli kontroller sonrası günlük olarak terminallerden kaydedilir. Her alt sistemi oluşturan temel bilgiler, ihtiyaçlara göre diğer alt sistemleri beslerler. (Firma düzeyinde bilgi standardizasyonu.

Ne kadar bilgi, ne zaman gerekli?

uzmanlar firmanın hedefleri doğrultusunda çözüme en yakın bilgileri kullanarak, müşteri ile aynı görüşü paylaşmalarını sağlamalıdır. Böylece değişime karçı koyma önlenerek amaca ulaşmaya çalışmalıdır.

SİSTEMLERİN GELİŞTİRİLMESİ ve ENTEGRASYONU

Bütün sistemler, formal ve informal var olan bilgi sistemine sahiptirler. Bu sistemin belirlenmesi için uzmanların ihtiyaçları :

(i) Yeni belirlenen ihtiyaca göre, var olan sistemin değiştirilmesi veya sistemin yeniden düzenlenmesi

(ii) Sistemler arası rekabet edilebilirliğin derecesini ve birbirlerine etkilerinin büyüklüğünü saptamak

(iii) Tavsiye edilen sistemin gelişmenin doğruluğu, güncelliği ve içeriğinin testidir.

Herhangi bir derecedeki sistem entegrasyonunun var olan veri dosyaları ile çok kullanıcılı servise dönüştürülmesi gerekir.

Bilgisayar Veri-Tabanı Uygulaması

Eskiden yöneticilerin karar alabilmeleri için, birkaç dosyayı üstün körü karıştırmaları çoğu zamanda birkaç rakamı karşılaştırmaları yeterli olabiliyordu. Günümüzde hemen her işletmenin içinde bulunduğu rekabet ortamı, çok sayıda bilgi ve verinin değerlendirilmesini gerektirmektedir.

Bugün yöneticilerin bilgi ve verilerin değerlendirilmesini bekleyecek fazla vakitleri yoktur. Çünkü gecikmiş bir karar, zamanında fakat eksik alınmış bir karardan, daha kötü sonuçlara neden olabilmektedir.

Çok sayıda bilgi ve veriyi birarada bulundurmanın bunlardan değerini kaybedenleri ayıklamanın, yenileri eklemenin, bu bilgi ve verileri belli yöntemlere göre işleyerek çözümler türetmenin, kısaca doğru ve süratli karar alabilmenin tek yolu da bilgisayarlardan geçmektedir.

Veri tabanı yönetim sisteminde, işletmede kararların alınması ve yönetim açısından gerekli mantıksal olarak birbiriyle ilişkili tüm bilgiler, bilgisayar ortamında belirli bir yapıda tutulur. Değişik kullanıcılar bu bilgilere aynı anda ve üst düzey programlama dili kullanımına gerek kalmadan ulaşabilirler.

Bilgi eriçim güncelleme ve diğer yardımcı programlara bilgi transferi kolaylıkla yapılabilir. Bilgi erişim sistemleri ise sık sık başvurma olasılığı bulunan, belge ve metinleri depolanmasına, gerektiğinde bunların o andaki ihtiyaçlara göre kullanılmasına yardımcı sistemleridir.

Veri tabanlarında aranan özellikler şunlardır:

1- Veri Bağımsızlığı: Depolanan veriler uygulama programlarından bağımsızdır. Programların değiştirilmesi gerekmeden, veri tabanının mantıksal yapısı değiştirilebilir. Aynı şekilde verilerin fiziksel yerleşiminin ve organizasyonunun değiştirilmesi programları etkilemez.

2- Bilgi Hazırlama Hızı: Veri tabanının sorgulama ve rapor hazırlama taleplerine seri biçimde cevap verebilmesi arzu edilir.

3- Tekrarlardan Arındırma: Bellek kapasitesinin daha verimli kullanımı ve tutarsızlıkların giderilmesi sağlanır.

4- Gizlilik ve Güvenlik: Yetkisiz kullanıcıların veriye erişmesi önlenerek veri gizliliği ve güvenliği sağlanır.

5- Veri Arşivleme: Verilerin yenilik durumuna göre bazılarına daha sık erişmek gerekecektir. Eskiyen bilgilerin arşivlenmesi, güncel ve sık çağrılan verilere daha verimli biçimde ulaşımı sağlayacaktır.

uzmanlar bilgi sistemleri ile ilgilenirken şu sorunları gözönünde bulundurmalıdırlar.

SİSTEMİN UYGULAMA İMKANI: Birinci problem, bilgisayar tabanlı bilgi sistemlerinin teknik olarak uygulanabilir, geniş çevre ve organizasyonun bütünüyle çalışabilir olmasıdır.

DOSYALARIN YARATILMASI: uzman tahmin edilen görevler için, dosya yaratma sırasında önemli rol oynayabilir. Dataların toplanması, planlanması, sistem tasarımcısı tarafından yapılmalıdır.

Veri tabanı oluşturulurken uzmanın izlemesi gereken aşamalar

• (i) Dataların doğruluğu, güncelliği ve bilgisayar dosyasına transferin zamanında yapılması

• (ii) Dosyanın hazır olması

• (iii) Extra operasyon ihtiyaçlarının belirlenmesi

• (iv) Uygulama ile istenilenin paralel gitmesini izlemektir.

BİLGİSAYAR KULLANIMINDA UZMAN - YÖNETİM İLİŞKİSİ

Enformatik uzmanlar, bilgisayarcılardan daha iyi seviyede olup yönetime tam katkıda bulunurlar. Yönetimi tam olarak bilgilendirip potansiyellerini ve sınırlarını anlayıp, bilgi işlem departmanı ile kullanıcılar arasında köprü oluşturmalıdırlar.

Uzmanların Müdahale Sınırları
Enformatik uzmanlar, problem çözme kabiliyetlerini bilgisayar uygulamaları ile desteklemelidirler. Bilgisayar kullanımı ile birçok soruları yanıtlayabilirler.

uzmanlar;

• Makinanın seçilmesi monte edilmesi ve çalıştırılması

• Çalıştırma sistemleri, paket program uygulamaları, veri tabanı yönetimi

• Veri iletişimi

• Veri proses standartları

• Teknik personel alımı, kariyer planlaması, eğitimi ve profesyonel gelişimi konularında uzmanları geliştirmelidir.

BİLGİSAYAR TEKNOLOJİSİNİN ORGANİZASYONLARA SUNDUĞU OPSİYONLAR

Bilgi sistemleri organizasyonları yeniden şekillendirir. Geniş ölçekli bilgisayar sistemleri, entegre bilgi sistemi, veri tabanı ve veri yönetimi, örgütleri merkeziyetçi bir yapıya itmektedir. Fakat organizasyonun merkeziyetçi olması bilgi sisteminin tamamıyle merkeziyetçi olmasını gerektirmez.

• Merkeciyetçi hesaplama sistemi

• Mini bilgisayarların, merkezi bilgisayar sistemine bağlı sistemleri

• Merkezi bilgisayardan bağımsız, mini bilgisayar sistemleri veya yalnızca mini bilgisayar sistemleri

uzmanların, bilgisayarların nasıl kullanılacağını tavsiye edip organizasyonun verimli bir şekle gelmesine yardım etmeleri gerekir. uzmanlar bilgisayarlarda oluşan ve oluşabilecek aksaklıkları tesbit edip, kimin ne yapacağını söylemelidirler. En başarılı uzmanlık, en az hata ve arıza yapan güvenilir sistemleri kurabilmektir.

Tipik Şikayetler

• Bilgilerin gecikmesi veya gerekli tarihin dışında oluşması

• Bilgilerin yanlışlığı

• Çok fazla veya az ayrıntının olması

• Ne istediğini bilemeyip onu kullanamamaktır.

Uzmanların ilk önce makinanın engellerini ve sorunların nedenlerini anlaması gerekmektedir. Yönetim uzmanları sistemin kapasite ve ne yapabileceğini bilerek yönetim bilgi sistemlerini buna göre kurmaları çok önemlidir.

Sistemin ne yapabileceğini bilmek, Kullamcıların amaçları doğrultusunda beklentiler ve çözümler yaratabilmek için önem taşımaktadır.